Vorlage - 16/0001-01  

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Die Gruppe CDU/FDP/Rowold hat in Abstimmung mit den übrigen Fraktionen und der Gruppe UWG/Demirbilek am 17.11.2016 einen Entwurf der Geschäftsordnung vorgelegt, die sich in mehreren Punkten von der des vorherigen Rates unterscheidet. Grundsätzlich ist es die ureigene Entscheidung des Rates, die Modalitäten der Geschäftsordnung festzulegen.

Aus diesem Grunde wird an dieser Stelle aus der Sicht der Verwaltung nur auf einige Konsequenzen hingewiesen, die sich aus den Änderungen der bisherigen Regelungen ergeben.

Aufgrund von akustischen Problemen bei den Ratssitzungen in den umliegenden Gastwirtschaften wird die Anschaffung einer Konferenzanlage gefordert. Grundsätzlich ist nachzuvollziehen, dass es Probleme gibt, die Wortbeiträge und die Sitzungsleitung auf den gegenüberliegenden Plätzen zu verstehen, und deshalb der Wunsch nach Mikrofonen besteht. Da bereits einige Ausstattungsgegenstände vorhanden sind (6 Mikrofone, Mischpult), ist lediglich die Anschaffung von Lautsprechern und eines weiteren Mikrofones erforderlich. Die Kosten hierfür betragen maximal 1.500 €. Allerdings entstehen bei Nutzung der Konferenzanlage Personalkosten für den Auf- und Abbau der Anlage. Es könnte auch eine technische Betreuung während der Sitzungen bei Übertragungsproblemen wegen evtl. Störungen durch Handys erforderlich werden.

In § 3 Abs.2 des Entwurfes zur Geschäftsordnung wird die Ladungsfrist zum Rat von 7 auf 14 Tage hochgesetzt, obwohl die zur Entscheidung anstehenden Tagesordnungspunkte in den Fachausschüssen und im Verwaltungsausschuss schon diskutiert und damit die Inhalte der zu entscheidenden Punkte für die Ratsmitglieder nicht neu sind. Hier wird darauf hingewiesen, dass diese lange Ladungsfrist erhebliche Auswirkungen auf den gesamten Sitzungskalender haben wird. Selbst wenn man in dieser Zeit den Verwaltungsausschuss (VA) terminieren und damit in Kauf nehmen würde, dass die Beschlussempfehlung des VA nachgeschickt wird, kann in dem Zeitraum zwischen der Erstellung der Einladung und der Ratssitzung kein Fachausschuss stattfinden, der dem Rat zuarbeiten soll. Denn vielfach werden Anträge und Beschlussvorlagen in der fachlichen Beratung der Ratsausschüsse zurückgestellt, entweder mit einem Auftrag an die Verwaltung, noch weitere Informationen zu erheben bzw. Planungen durch zu führen oder mit dem Ziel, die Angelegenheit in den Gruppen und Fraktionen noch einmal zu beraten. Bei der Einladung zur Ratssitzung, die bei Einhaltung der Ladungsfrist von 14 Tagen am 15.Tag vor der Sitzung zugestellt sein muss, müssen die dann zur Entscheidung vorbereiteten und nicht zurückgestellten Tagesordnungspunkte bekannt sein. Das bedeutet, dass die letzte Fachausschusssitzung spätestens drei Wochen vor der Ratssitzung stattfinden muss und selbst dann kann die Beschlussempfehlung des Ausschusses nicht – wie in §3 Abs. 8 des Entwurfes vorgesehen -  mit der Einladung versandt werden.

Bei einem Sitzungstermin am Dienstag muss unter Einhaltung der Fristen die Einladung spätestens Montagmittag (15.Tag) versandt werden, wenn sie noch an demselben Tag als zugestellt gelten soll. Bei einem Montagstermin für die Sitzung fällt der 15. Tag auf einen Sonntag, so dass die Einladung dann an dem Freitag davor, also am 17.Tag vor der Ratssitzung versandt werden muss. Zwischen der Fachausschusssitzung und dem Versand der Einladung lägen dann drei Tage, die nur ausreichen, um zu wissen, ob der Tagesordnungspunkt schon im Rat behandelt werden kann oder nicht. Das Protokoll mit der Beschlussempfehlung kann nicht so schnell erstellt und abgestimmt werden. Die Beschlussempfehlungen müssten dann regelmäßig nachgereicht werden.

Das bedeutet auch, dass Anträge zur Tagesordnung, die entsprechend des § 3 Abs.6 des Entwurfes bis zum 15. Tag vor der Sitzung vorgelegt werden können, um Berücksichtigung zu finden, tatsächlich aufgrund der Ladungsfristen ab Freitag (17.Tag) nicht mehr verarbeitet werden können, weil die Einladungen dann schon raus sind. Bei einer Dienstagssitzung wäre es dann ab Montagmittag (15.Tag). Diese Regelung lässt sich also tatsächlich nicht einhalten. Auch ist bei einer so kurzfristigen Vorlage der Anträge eine Abstimmung der Tagesordnung mit der/dem Vorsitzenden nicht mehr möglich, die nicht unbedingt jederzeit so erreichbar sind, um dies vernünftig abstimmen zu können. Auch der Bürgermeister sollte bei zusätzlichen Tagesordnungspunkten zumindest informiert werden können. Von der inhaltlichen Vorbereitung durch die Verwaltung soll hier keine Rede sein.

Hinzuweisen ist in dem Zusammenhang, dass, anders als in § 3 Abs.3 des Entwurfes geregelt, zwingend die Versendung der Einladung per Mail als die einzige noch denkbare Alternative für den Fall aufzunehmen ist, dass das Ratsinformationssystem ausfällt. Die Versendung per Post im Falle des Ausfalls hätte zur Folge, dass die Ladungsfristen nicht eingehalten werden, weil dafür nach geltender Rechtsprechung drei Tage anzusetzen sind, in jedem Fall aber nicht an demselben Tag als zugestellt gelten. Hier kann nur noch die Email-Versendung weiter helfen.

Im Prinzip gelten die gleichen Anmerkungen auch für die Ladungsfrist für den VA, die von 3 auf 7 Tage erhöht wurde, und für die Ratsausschüsse, die von 5 auf 7 Tage gesetzt wurde.

Die Taktung der Sitzungsfolge zwischen Fachausschuss, VA und Rat verlangsamt sich. Die VA-Einladung kann nicht in derselben Woche verschickt werden, in der der Fachausschuss tagt. Dabei ist von derselben Praxis ausgegangen worden, die bislang geübt wurde, eigentlich aber auch gegen § 3 Abs. 8 des Entwurfes verstößt, wonach VA und Rat nahezu gleichzeitig eingeladen werden, um hier Zeit zu sparen. Das Risiko, dass Tagesordnungspunkte in der VA-Sitzung zurückgestellt werden und nicht an den Rat weiter gegeben werden, ist überschaubar, weil die Sachdiskussion regelmäßig in den Ratsausschüssen stattfinden. Zur Änderung der Tagesordnung zu Beginn der Ratssitzung ist es auch bislang sehr selten gekommen. Dabei wurden die Beschlussempfehlungen regelmäßig nachgeschickt.

Sollten diese direkt mit der Einladung verschickt werden müssen, ist die Sitzungsfolge noch weiter zu strecken und die Protokollzeiten einzurechnen, so dass die Zahl der Montage und Dienstage in den Spitzenzeiten vor der VA-Einladung für die Ratsausschusstermine nicht ausreichen werden.

Im Bereich der Bauleitplanung, die auf die Sitzungsfolge angewiesen ist, gleichzeitig aber festgelegte Bekanntmachungs- und Auslegungsfristen beachten muss, um Wirksamkeit zu erlangen, wird sich dies auf die Zahl der abzuwickelnden Verfahren auswirken.

Für den Haushaltsplan kann nachvollzogen werden, dass eine kurze Ladungsfrist nicht ausreicht, um die komplexe Materie zu erfassen. In der Vergangenheit wurden die Unterlagen hier auch eher verschickt. Der Termindruck der letzten Haushaltsausschusssitzung resultierte aus dem geringen Abstand zwischen der konstituierenden Sitzung und der Haushaltsausschusssitzung.

Zum Protokoll ist anzumerken, dass sich die Verkürzung der Vorlagefristen von drei auf zwei Wochen gemäß § 18 des Entwurfes nicht nur auf die von der Verwaltung zur Verfügung stehenden Zeit auswirkt, sondern dann auch der/den Vorsitzenden abverlangt, sehr schnell Korrektur zu lesen und das Original zu unterschreiben. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es hier durchaus schon zu Verzögerungen gekommen ist. Unvorhergesehenes wie Krankheiten o.ä. sind hier gar nicht beachtet und als Puffer nicht eingerechnet.

Ca. 1.500 € für die Beschaffung von Lautsprechern und eines Mikrofones für die Konferenzanlage. Diese Kosten sind im Nachtrag vorzusehen.

Entwurf der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Westerstede vom 17.11.2016