Vorlage - 18/0362-01  

In der Ausschusssitzung am 26.02.2018 wurde der anliegende Antrag der UWG-Fraktion nach dahingehend beraten, dass die zentrale Gebäudebewirtschaftung und die aktuelle Vorgehensweise in Bezug auf die allgemeine Gebäudeunterhaltung sowie den gesetzlichen Vorgaben zur energetischen Gebäudeoptimierung vorgestellt werden sollte. Hinsichtlich der Ausschusssitzung wird auf die verlinkte Beschlussvorlage bzw. den anliegenden Beschlussauszug verwiesen.

Die zentrale Gebäudebewirtschaftung ist als eigenständiger Teil organisatorisch dem Amt 7 - Amt für Immobilien, Wirtschaftsförderung und Marketing - zugeordnet. Es ist aktuell mit einem Bauingenieur, einem technischen Mitarbeiter (Hausmeister) für alle hausmeisterlosen Liegenschaften sowie mit einer Bauzeichnerin bzw. Verwaltungskraft in Teilzeit (~ 0,4 Stellen) besetzt.

Der Gebäudebewirtschaftung sind aktuell rd. 100 städtische Objekte zugeordnet. Die Aufstellung ist anliegend beigefügt, wobei darauf hinzuweisen ist, dass in der Aufstellung unter einzelnen Objekten auch mehrere Gebäude zusammengefasst sein können.

Ziel der zentralen Gebäudebewirtschaftung ist es, die gebäudebezogenen Personal- und Sachressourcen gezielter einzusetzen und effizienter zu steuern. Bis zu Implementierung der vollumfassenden Gebäudebewirtschaftung sind dafür zunächst die Gebäudeaufnahme und Gebäudebewertung notwendig.

Parallel zur ersten groben Bestandsaufnahme wurde eine unterstützende Software angeschafft und das Personal entsprechend auf Gebäudebewirtschaftung und Software geschult. Letztendlich musste festgestellt werden, dass eine Bestandsaufnahme in der ursprünglich angedachten Zeit von rd. einen Jahr nur im groben Rahmen möglich war. Im Rahmen des einheitlichen Verfahren und einer detaillierten Bestandsaufnahme wurde die Gebäudebewirtschaftung beauftragt, sämtliche Gebäude mit seiner installierten Technik bis auf die Raumebene zu erfassen und in der Handhabung zu vereinheitlichen. Insbesondere wurden sämtliche Räume eines Gebäudes einer eindeutigen einheitlichen Raumbezeichnung unterworfen und entsprechend im System erfasst. Die detaillierte Gebäudeaufnahme stößt jedoch dann an ihre Grenzen, wenn die Unterlagen für ein Gebäude nicht bzw. nicht mehr in aktueller Form vorliegen. So ist es insbesondere bei älteren Gebäuden oder Gebäuden mit vielen nachträglichen An- und Umbauten notwendig, das komplette Gebäude neu aufzumessen und zu erfassen.

In 2016 wurde damit begonnen, die detaillierte Gebäudeaufnahme auch durch eine detaillierte und regelmäßig jährlich wiederkehrende Objektbesichtigung zu ergänzen. Dabei werden derzeit die Objekte ohne Hausmeister, bspw. die Feuerwehren oder Kindertagesstätten, vom Team der zentralen Gebäudebewirtschaftung aufgesucht und nach einer sich fortlaufend aktualisierenden Checkliste begutachtet (siehe Anlagen „Checkliste Gebäude ohne Sporthallen“ und „Checkliste KiGa Am Schützenbusch“). Die festgestellten Mängel werden dabei bewertet und entsprechend die Mangelbeseitigung wie auch sich anbietende sinnvolle Maßnahmen, bspw. der Energieeinsparung, in die Gebäudeunterhaltung eingeplant. Einzelne Maßnahmen wie z. B. die der Energieeinsparungen werden dabei in Verbindung mit weiteren baulichen Tätigkeiten gebracht und in einer Maßnahme umgesetzt.

Derzeit wurden bereits 20 Gebäude sowie 5 Sporthalten im Rahmen der regelmäßigen Objektbesichtigung aufgenommen. Die Aufnahme der noch fehlenden Liegenschaften wird aktuell fortgesetzt mit dem Ziel, die Objektbesichtigung sämtlicher Gebäude mit wesentlicher Nutzung in 2018 beendet zu haben. Alle besichtigten Objekte werden nach Erstbesichtigung von der zentralen Gebäudebewirtschaftung jährlich regelmäßig wiederkehrend geprüft. Von einer Objektbesichtigung der Liegenschaften mit eigenem Hausmeister, insbesondere den Schulen, wurde bislang abgesehen. Bei diesen Liegenschaften wurden bereits dauerhaft vom Amt für Bildung und Leben zusammen mit den Hausmeistern und Schulleitern Aufstellungen über die Unterhaltungsmaßnahmen geführt und mit dem Bauamt bzw. der zentralen Gebäudebewirtschaftung abgeklärt. Zudem ist der Hausmeister vor Ort und hat einen täglichen Blick auf die Gebäude. Die zentrale Gebäudebewirtschaftung wird hier unterstützend tätig, soweit zu prüfende Hinweise vom Hausmeister gemeldet werden. Langfristig ist auch hier die Objektbesichtigung und Prüfung federführend durch die zentrale Gebäudebewirtschaftung vorgesehen.

An dieser Stelle wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen des Energieeinsparcontractings mit der EWE auch bereits 26 Liegenschaften der Stadt unter energetischen Aspekten betrachtet wurden. Die Top 8 – Gebäude, darunter auch die Schulen, wurden dabei von der zentralen Gebäudebewirtschaftung zusammen mit der EWE begangen und technische, nichtinvestive Optimierungen der Anlagen vorgenommen. Ferner wurden mit allen Hausmeistern entsprechende Hausmeisterrunden und Energie-Effizienzseminare abgehalten.

In der Anlage „Teil-Werte Gebäudeunterhaltung“ sind die bereits bezifferten Werte der Gebäudeunterhaltung aus den Objektbesichtigungen mit Stand IV. Quartal 2017 sowie aus den für die Schulen und Kitas geführten Unterhaltungsaufstellungen genannt. Es wird darauf hingewiesen, dass für einzelne Unterhaltungs- bzw. Sanierungsmaßnahmen noch keine Kostenermittlungen stattgefunden haben und diese insoweit noch nicht berücksichtigt sind. Die Aufstellung enthält ebenfalls Unterhaltungsaufwendungen, die schon jetzt bekannt und beziffert worden sind, deren Umsetzung aber noch zeitlichen Aufschub dulden kann. Nicht enthalten sind die Eigenleistungen des Bauhofs.

Schon jetzt ist aber feststellbar, dass allein für die Gebäudeunterhaltung der 30 aufgeführten Gebäude ein aktueller Unterhaltungsbedarf von rd. 1,6 Mio Euro besteht zzgl. noch festzustellender Kostenermittlungen und Bauhofsleistungen. Die Summe wird sich durch die weiteren detaillierten Gebäudebesichtigen noch erhöhen, wobei durch die zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel auch entsprechend Unterhaltungsbedarf abgebaut wird.

Hinweis:

Im Haushalt 2018 wurden insgesamt Mittel in Höhe von rd. 1,15 Mio. Euro für die Unterhaltung sämtlicher Grundstücke und Gebäude eingeplant.

Parallel zur detaillierten Gebäudeaufnahme wurde damit begonnen, die objektbezogenen Unterhaltungsmaßnahmen über die Gebäudebewirtschaftung abzuwickeln, d. h. die Verantwortung der einzelnen Maßnahmen der Gebäudeunterhaltung wie Renovierungen, Instandhaltungen und Wartungen von den einzelnen Ämtern inkl. Bauamt auf die zentrale Gebäudebewirtschaftung zu übertragen. Ziel war eine fachlich betreute Abwicklung der Maßnahmen „aus einer Hand“ sowie die Sensibilisierung der Gebäudebewirtschaftung für die einzelnen Objekte und deren Eigenschaften. Große Unterhaltungsmaßnahmen mit wesentlichen baulichen Veränderungen werden hauptsächlich vom städtischen Bauamt begleitet.

Aufgrund der Fülle der Maßnahmen für die Gebäudebewirtschaftung vom kleinsten bis zum größten Umfang wurde 2016 die Stelle des zentralen Hausmeisters für alle hausmeisterlosen Liegenschaften bei der zentralen Gebäudebewirtschaftung eingeführt. Er dient als Ansprechpartner der Nutzer der Liegenschaften und betreut diese im Rahmen der üblichen Hausmeistertätigkeiten von der kleinen Reparatur bis hin zur Begleitung fachlicher Arbeiten durch beauftragte Dritte. Diese „Objektbetreuung“ verhindert zudem das Entstehen eines Sanierungsstaus bei einem Gebäude ohne Hausmeister, den die Nutzer oftmals nicht erkannt haben. Dem Bauingenieur obliegt die Begutachtung, Bewertung und Abwicklung der Maßnahmen, die einer fundierten fachlichen Meinung und Planung unterliegen.

Im Rahmen der Gebäudebewirtschaftung ist es angedacht, die derzeit noch dezentral in den einzelnen Produktverantwortlichkeiten geführte Mittelverwendung und –planung ab 2019 der zentralen Gebäudebewirtschaftung zu übergeben. Ziel ist die einheitliche Mittelplanung über sämtliche Gebäude der Stadt Westerstede, um Kostenvorteile durch Flexibilität und Synergieeffekte zu erhalten.

Des Weiteren obliegt der zentralen Gebäudeunterhaltung derzeit noch die Abwicklung einiger größerer Baumaßnahmen, wie z. B. die Umgestaltung und Restaurierung der denkmalgeschützten Hofanlage, 2. Bauabschnitt, am Jaspershof oder der Fertigstellung des Haus zu Jührden. Auch ist die Fassadensanierung der RDS-Halle und die bauliche Begleitung der RHODO 2018 zu nennen. Die zentrale Gebäudebewirtschaftung hatte derartige Leistungen in der Vergangenheit neben der Implementierung der Gebäudebewirtschaftung zu erbringen.

Zusammenfassend wickelt die zentrale Gebäudebewirtschaftung bereits sämtliche laufenden Unterhaltungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit den Nutzern und Hausmeistern der Liegenschaften ab. Parallel werden die restlichen detaillierten Gebäudeaufnahmen und Objektbesichtigungen fortgeführt sowie die genannten sonstigen Baumaßnahmen abgewickelt. Im Rahmen der Gebäudeaufnahmen und Objektbesichtigungen werden auch die Bedarfe der Energieoptimierung geprüft, geplant und mit anstehenden Maßnahmen umgesetzt.

Antrag UWG-Fraktion

Beschlussauszug 26.02.2018

Gebäudeliste

Check-Liste Gebäude ohne Sporthallen

Check-Liste KiGa Am Schützenbusch

Teil-Werte Gebäudeunterhaltung