Vorlage - 22/1261  

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Die FWG Wir Ammerländer beantragt die Übertragung von Fachausschuss- und Ratssitzungen und damit verbunden die Beauftragung der Verwaltung zur Schaffung der technischen und rechtlichen Voraussetzungen (siehe Anlage).

Mit diesem Antrag wird das Ansinnen der SPD-Fraktion und des Ratsherrn Lukoschus aus der vergangenen Ratsperiode wieder aufgegriffen. Seinerzeit wurde angeregt, sich in der neuen Kommunalwahlperiode erneut mit der Thematik auseinanderzusetzen.

Streaming: Übertragung von Fachausschuss- und Ratssitzungen im Internet

Seit 2016 sind Film- und Tonaufnahmen von den Mitgliedern der Vertretung mit dem Ziel der Berichterstattung in öffentlicher Sitzung zulässig, soweit die Hauptsatzung dies bestimmt.

Aktuell ist die Zulässigkeit in der Hauptsatzung der Stadt Westerstede nicht gegeben. So dürfen nach der aktuellen Regelung in öffentlichen Sitzungen des Rates Vertreterinnen und Vertreter der Medien sowie die Verwaltung Film- und Tonaufnahmen von den Mitgliedern der Vertretung mit dem Ziel der Veröffentlichung nur mit einstimmiger Zustimmung aller Ratsmitglieder anfertigen. Film- und Tonaufnahmen von anderen Personen als den Mitgliedern des Rates sind nur zulässig, wenn diese Personen eingewilligt haben (§ 11 der Hauptsatzung der Stadt Westerstede).

Abgeordnete der Vertretung können im Rahmen einer Streaming-Lösung verlangen, dass die Aufnahme ihres Redebeitrages oder die Veröffentlichung der Aufnahme unterbleibt (§ 64 Abs. 2 S. 3 NKomVG). Dem Hauptverwaltungsbeamten bleibt dieses Widerspruchsrecht verwehrt.

Film- und Tonaufnahmen von anderen Personen als den Mitgliedern des Rates, insbesondere von Einwohnerinnen und Einwohnern sowie von städtischen Beschäftigten sind aufgrund der allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorgaben nur zulässig, wenn diese Personen eingewilligt haben.

In der vergangenen Kommunalwahlperiode wurde die Anfertigung von Film- und Tonaufnahmen in öffentlichen Sitzungen mit dem Ziel der Berichterstattung in einer geheimen Abstimmung innerhalb der Ratssitzung vom 18.05.2022 mit 11 Ja-Stimmen und 19 Nein-Stimmen mehrheitlich abgelehnt.

Hybridsitzungen: Option zur Einführung einer dauerhaften Teilnahmemöglichkeit durch Videokonferenztechnik

Durch die neueste Änderung des Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetzes im Frühjahr 2022 wurde den Kommunen im Hinblick auf die Gremienarbeit eine weitere Möglichkeit eröffnet.

So besteht seit Kurzem die Möglichkeit, die Teilnahme der Abgeordneten an den Sitzungen der Vertretung und gegebenenfalls weiterer kommunaler Gremien dauerhaft per Videokonferenztechnik zuzulassen (§ 64 Abs. 3 -9 NKomVG). Eine Rechtspflicht zur Einführung von Hybridsitzungen besteht nicht.

Mit dieser Regelung soll grundsätzlich am Leitbild der Präsenzsitzungen festgehalten werden. Intention der Regelung ist es, einen Beitrag zur Stärkung des Ehrenamtes zu leisten, indem die Vereinbarkeit der Ausübung der Abgeordnetentätigkeit mit Familie und Beruf verbessert wird.

Die kommunalen Vertretungen können selbst festlegen, in welchem Umfang von dieser Option Gebrauch gemacht werden soll. Insbesondere kann die Möglichkeit zur Sitzungsteilnahme per Videokonferenztechnik auf öffentliche Sitzungen beschränkt, für sämtliche oder nur einen Teil der Fachausschüsse ermöglicht oder für die Beratung bestimmter Angelegenheiten ausgeschlossen werden. Gleichzeitig können die persönlichen Voraussetzungen für die Zuschaltung per Videokonferenztechnik näher definiert werden (z. B. Krankheit, Wahrnehmung familiärer Aufgaben, berufsbedingte Abwesenheiten). Der/die Vorsitzende und der Hauptverwaltungsbeamte können von der Zuschaltung per Videokonferenztechnik keinen Gebrauch machen.

In einer Sitzung, an der Abgeordnete durch Zuschaltung per Videokonferenztechnik teilnehmen, dürfen u. a. geheime Wahlen und Abstimmungen nicht durchgeführt werden, da eine rechtssichere Stimmabgabe auf audiovisuellem Wege nicht möglich ist. Wird ein Antrag auf geheime Wahl oder Abstimmung gestellt, müsste die Durchführung auf die nächste Präsenzsitzung vertagt werden.

Die Kommune hat im Sitzungsraum die technischen Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass sich die anwesenden und die durch Zuschaltung per Videokonferenztechnik teilnehmenden Mitglieder während der gesamten Sitzung gegenseitig in Bild und Ton wahrnehmen können. In öffentlichen Sitzungen müssen die durch die Zuschaltung per Videokonferenztechnik teilnehmenden Abgeordneten auch für die im Sitzungsraum anwesende Öffentlichkeit in Bild und Ton wahrnehmbar sein. Für die Übertragung von Bild und Tonaufnahmen der an der Sitzung teilnehmenden Personen ist eine Einwilligung nicht erforderlich (vgl. § 64 Abs. 4 NKomVG).

Durch die Bereitstellung eines Zugangslinks bestünde grundsätzlich nach vorheriger Anmeldung auch für interessierte Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit einer Online-Teilnahme.

Mit der Durchführung von Hybridsitzungen wird juristisches Neuland betreten. In der kommunalen Praxis werden sich u. a. die Fragen stellen, welchem Verantwortungsbereich eine Störung zuzurechnen ist und wer hierfür die Beweislast trägt. So können im Hinblick auf die Wirksamkeit der Beschlüsse durchaus noch rechtliche Risiken bestehen.

Änderung der Hauptsatzung erforderlich

Sowohl für die Einführung einer Streaming- als auch für eine Hybrid-Lösung wäre eine Änderung der Hauptsatzung der Stadt Westerstede erforderlich.

Für Beschlüsse über die Hauptsatzung ist die Mehrheit der Mitglieder der Vertretung erforderlich (§ 12 Abs. 2 NKomVG).

Um eine hybride Sitzungsform einzuführen, ist eine Änderung der Hauptsatzung mit einer qualifizierten Mehrheit von zwei Dritteln der Mitglieder der Vertretung erforderlich (§ 64 Abs. 3 Satz 4 NKomVG).

Gremienarbeit in epidemischen Lagen

In epidemischen Lagen von nationaler oder landesweiter Tragweite kann – ohne Anpassung der Hauptsatzung – weiterhin auf die Sonderregelungen nach § 182 NKomVG zurückgegriffen werden. Diese ermöglichen bei Vorliegen der Voraussetzungen u. a. Kompetenzübertragen auf den Verwaltungsausschuss, Beschlussfassungen im Umlaufverfahren, einen Verzicht auf Beteiligung der Fachausschüsse oder eine teilweise bis vollständige Teilnahme per Videokonferenztechnik.

Unabhängig vom Vorliegen einer nationalen oder landesweiten epidemischen Lage kann der Rat der Stadt Westerstede diese Sonderregelungen auf Vorschlag des Bürgermeisters mit einer Mehrheit von zwei Dritteln anwenden. Voraussetzung ist das Vorliegen eines relevanten örtlichen Infektionsgeschehens oder das Vorliegen einer außergewöhnlichen Notlage, die das Zusammentreten der Organe erheblich erschwert.

Insofern besteht in Anbetracht einer möglichen Corona-Herbstwelle kein akuter Handlungsbedarf, um die weitere Handlungs- und Beschlussfähigkeit sicherzustellen.

Schaffung der technischen, personellen und räumlichen Voraussetzungen

Bei der Beratung über die zukünftige Gestaltung der Gremienarbeit müssen die technischen, personellen und räumlichen Voraussetzungen beachtet werden.

So erfordert sowohl die Streaming- als auch die Hybridlösung die Anschaffung entsprechender Hard- und Software (Stativkameras, Raummikrofone etc.). Gleichzeitig muss durch eigenes Personal oder die Beauftragung eines Dienstleisters der IT-Support vor und während der Sitzungen sichergestellt werden.

Mit der Durchführung einer Hybridsitzung oder dem Streaming einer Gremiensitzung ist allerdings ein erheblicher Aufwand verbunden. Nicht nur der o. g. IT-Support während der Sitzung, sondern auch das regelmäßige Auf- und Abbauen der Technik im Forum, einem Saal einer Gastwirtschaft oder im Jaspershof ist außerordentlich personal- und zeitintensiv. Die Stadt Westerstede verfügt über keinen festen Tagungsort, sondern muss bisher zu jeder Sitzung einen Raum entsprechend herrichten. Dieser Arbeitsaufwand erhöht sich mit der Ausstattung für die Durchführung von Hybridsitzungen oder das Streamen von Sitzungen. Oftmals liegt zwischen der vorherigen Nutzung des Tagungsortes und der nachfolgenden Gremiennutzung nur ein schmales Zeitfenster, welches nur noch für die einfache Herrichtung als Sitzungssaal, nicht aber für die technische Vollausstattung reicht. Im Anschluss muss nahezu die gesamte Technik wieder abgebaut werden, bevor die reguläre Raumnutzung wieder aufgenommen werden kann.

Aus Sicht der Verwaltung lässt sich eine Umgestaltung der Gremienarbeit daher nur mit der Einrichtung eines festen Tagungsortes realisieren, wie dies u. a. beim Landkreis Ammerland oder der Gemeinde Edewecht der Fall ist.

Antrag FWG