Vorlage - 17/0305  

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Im  Rahmen der Beratungen über den 1. Entwurf des Haushaltsplanes 2018 wurde die Verwaltung aufgefordert, eine Aufgabenkritik für alle Aufgabenbereiche durchzuführen. Als Ziel wurde im Rahmen dieser Beschlussfassung mittelfristig eine 10%ige Reduzierung der Aufwendungen angestrebt. In den einzelnen Fachausschüssen sollte über die Notwendigkeit der Aufgabenerledigung und des dazugehörigen Budgetvolumens sowie die Investitionsplanungen der kommenden Jahre beraten werden. Darüber hinaus hat der Rat in seiner Sitzung am 20.06.2017 ein konstantes Investitionsniveau in Höhe von max. 4,5 Mio.€ je Haushaltsjahr für den Zeitraum 2018 bis 2020 beschlossen.

Bürgermeisterbüro

Entsprechend des Organisations- und Geschäftsverteilungsplanes sind dem Bürgermeisterbüro folgende Aufgaben zugewiesen:

Aufgabengruppe 10  Zentrale Verwaltung

5Angelegenheiten der Repräsentation, Ehrungen, Partnerschaften und Patenschaften:

Aufgabengruppe 13  Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 

1Information von Presse, Rundfunk, Fernsehen, Nachrichtenagenturen und anderen Medien

2Vorbereitung und Durchführung von Pressekonferenzen, Pressebesichtigungen, Vermittlung von Interviews, Betreuung von Journalisten

3Zusammenarbeit mit anderen Pressestellen und Informationsdiensten

4Vertretung und Förderung städtischer Interessen in Literatur, Publizistik, Film, Bild und anderen Medien

7Bürgerinformation über städtische Planungen und Aktivitäten durch Publikationen, audiovisuelle Mittel, Ausstellungen, Veranstaltungen oder besondere Einrichtungen

9Stadtwerbung

10Herausgabe von Anzeigen

11Auswertung kommunalpolitischer Mitteilungen der örtlichen und überörtlichen Presse

Aufgabengruppe 30  Recht  

2Mitwirkung beim Erlass von Rechtsvorschriften

3Mitwirkung bei der Herausgabe der Ortsrechtsammlung

9Mitwirkung bei der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegen Mitarbeiter

10Führung von allgemeinen Rechtsstreitigkeiten

13Strafanzeigen und Strafanträge wegen strafbarer Handlungen zum Nachteil der Stadt, soweit nicht Dezernat III zuständig

15Vorbereitung der Wahl von ehrenamtlichen Richtern

Aufgabengruppe 10 – Zentrale Verwaltung

Neben den Ehrungen zu den Ehe- und Geburtstagsjubiläen, der Einweihungen, Betriebsjubiläen oder anderen Feierlichkeiten von Westersteder Firmen, Vereinen oder Einrichtungen werden auf diesem Arbeitsplatz auch die übrigen Einladungen und Besuche des Bürgermeisters und seiner Stellvertreter organisiert und entsprechend vorbereitet. Der Empfang von Gästen wird organisiert. Sämtliche Repräsentationsaufgaben der Spitze der Stadt Westerstede werden hier vom Sekretariat des Bürgermeisters verwaltungsmäßig begleitet. Grußworte und Reden der Bürgermeister werden dafür hier vorbereitet.

Darüber hinaus fällt in diesen Aufgabenbereich die Organisation und die Einladung zum Ehrenabend für Ehrenamtliche, zur jährlichen Neubürgerbegrüßung, die Organisation des Rahmenprogramms zur RHODO sowie anderer repräsentativer Veranstaltungen wie der Wahltalk, der Niedersachsentag, die Bürgermeisterwette mit den Westersteder Kindern, Ausstellungen im Rathaus oder Aktionen zum Offenen Rathaus.

Im Bereich des Ehrenamtes sind jährlich der Niedersächsischen Staatskanzlei und dem Niedersächsischen Städte- und Gemeindebund Vorschläge für Auszeichnungen im Bürgerengagement zu unterbreiten.  Das Bürgermeisterbüro ist Bindeglied zwischen Ehrenamtlichen und Stadtverwaltung für allgemeine Angelegenheiten. Wichtige Informationen werden per Rundmail an alle Vereine, Verbände, Institutionen etc. weitergegeben.

Alle Vereine und Institutionen erhalten darüber hinaus ein Schreiben zum Jahreswechsel mit Informationen über wichtige Angelegenheiten des zurückliegenden Jahres und Dank für das ehrenamtliche Engagement.

Allesamt sind diese Aufgaben freiwillig, wenn auch die Position des Bürgermeisters eine gewisse repräsentative Tätigkeit fordert. Die Intensität der verwaltungsmäßigen Begleitung sowie der Umfang der vorzunehmenden Ehrungen, Besuche und eigener Veranstaltungen sind jedoch nicht festgelegt, haben aber direkt Auswirkungen auf die Wahrnehmung der Stadt und zwar von Politik und Verwaltung.

2004 ist der Beschluss gefasst worden, mit der Stadt Pleszew in Polen eine Partnerschaft zu gründen. Die gegenseitigen Besuche, der Empfang von Gästen oder die Zusammenarbeit mit dem extra zu diesem Zweck gegründeten Verein sind Teile dieses Aufgabenfeldes. Auch bei dieser Partnerschaft handelt es sich um eine freiwillige Aufgabe, zu der sich die Stadt aber mit Unterzeichnung der Partnerschaftsurkunde verpflichtet hat.

Aufgabengruppe 13 – Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Hierunter fällt die gesamte Pressearbeit als Information der Bevölkerung über das städtische Handeln, die politischen Beschlüsse und bedeutende Ereignisse. Auch Veranstaltungen werden an dieser Stelle pressemäßig begleitet und öffentlichkeitswirksam beworben. Pressemitteilungen und Pressegespräche werden erstellt und organisiert. Fragen der Presse werden beantwortet. Aber nicht nur die Lokalpresse ist Zielrichtung der Öffentlichkeitsarbeit, sondern auch Zeitschriften, Broschüren oder andere Medien werden bei Bedarf mit städtischen Beiträgen beliefert. Auch die Betreuung der Internetseite gehört in diesem Zusammenhang zur Öffentlichkeitsarbeit. Mit Ausnahme der Information der Bevölkerung im Gefahren- oder Krisenfall bzw. bei Verkehrseinschränkungen oder sonstigen Hindernissen im öffentlichen Bereich ist auch dieser Aufgabenbereich vollständig freiwillig und damit im Umfang der Erledigung zu reduzieren. Verbunden ist dieses Aufgabenfeld nur von einem sehr geringen Budget.

Aufgabengruppe 30 - Recht

Die Begleitung in Rechtsstreitigkeiten, der Erlass von Rechtsvorschriften sowie die Vorbereitung von ehrenamtlichen Richtern ist direkt oder indirekt eine Pflichtaufgabe, die sich nicht kürzen lässt. Da dieses Aufgabenfeld von der Dezernentin mit wahrgenommen wird, ergäbe sich tatsächlich auch keine Personalreduzierung. Das Budget ist im Regelfall nicht groß, es sei denn, es käme zu außergewöhnlichen Gerichtskosten. Darauf kann aber nur bedingt Einfluss genommen werden

Hauptamt

Dem Hauptamt sind nach dem Organisations- und Geschäftsverteilungsplan im Wesentlichen folgende Aufgaben zugewiesen:

Aufgabengruppe 10  Zentrale Verwaltung:

1. Allgemeine Bürgerberatung
2. Gremienarbeit
3. Federführung bei Aufgabenplanung und Aufgabenkritik
4. Organisation der Stadtverwaltung (u.a. Aufgabengliederung, Verwaltungsgliederung, Arbeitsorganisation, Mitwirkung bei Raumprogrammen)
5. Stellenbedarf
6. Verwaltung der Verwaltungsgebäude und der Diensträume
7. Beschaffungen (Büroinventar, Verbrauchsmaterialien)
8. Post- und Botendienst
9. Gebäudereinigung
10. Druckerei
11. Datenschutz
12. Planung des Datenverarbeitungssystems, sämtliche Aufgaben der Informationstechnologie
13. Planung, Organisation und Durchführung technischer Dienstleistungen

Aufgabengruppe 11  Personal

1. Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz und –entwicklung
2. Alle Personalangelegenheiten wie Einstellung, Höhergruppierung, Entlassung, Vergütung, Ehrungen, usw.
3. Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit
4. Zusammenarbeit mit dem Personalrat
5. Aus- und Fortbildung

Aufgabengruppe 12  Statistik und Wahlen

1. Federführung in Fachfragen der Statistik
2. Gewinnung und Beschaffung statistischer Daten
3. Herausgabe statistischer Informationen
4. Aufgaben der Wahlbehörde für allgemeine Wahlen

Aufgabengruppe 30  Recht

• Schiedsamtsangelegenheiten

Aufgabengruppe 32  Sicherheit und Ordnung

1. Allgemeine ordnungsrechtliche Aufgaben, wie z.B.

• Beratung von Bürgern
• Ordnungsrechtliche Begleitung von Veranstaltungen
• Teilnahme an Hausdurchsuchungen

2. Ordnungsrechtliche Aufgaben nach Spezialgesetzen, wie z. B.

• Gewerbeangelegenheiten
• Allgemeinverfügungen (Nds. Ladenöffnungsgesetz)
• Maßnahmen zur Einhaltung des Nds. Hundegesetzes und der Katzenkastrationsverordnung
• Organisation von Bestattungen und Kostenabrechnung
• Mitwirkung bei Waffen- und Sprengstoffangelegenheiten nach Landesrecht
• Lärmbekämpfung
• Aufgaben der unteren Fischereibehörde
• Mitwirkung bei der Tierseuchenbekämpfung
• Straßenverkehrsangelegenheiten
• Schädlingsbekämpfung
• Fundangelegenheiten
• Rattenbekämpfung

3. Ordnungswidrigkeitsverfahren auf verschiedenen Rechtsgebieten

Aufgabengruppe 33  Einwohner- und Meldewesen

1. Führung des Melderegisters
2. Bearbeitung von Anträgen auf Ausstellung von

• Führungszeugnissen
• Personalausweisen/Kinderausweisen
• Reisepässen

3. Beglaubigungen von Abschriften, Ablichtungen, Unterschriften
4. Staatsangehörigkeitsangelegenheiten
5. Ausländerangelegenheiten
6. Ausstellung von Untersuchungsberechtigungsscheinen nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz
7. Überprüfung von Volksbegehren/Volksinitiativen

Aufgabengruppe 34  Personenstand

1. Beurkundung des Personenstandes

• Geburten
• Sterbefälle
• Eheschließungen
• Partnerschaften
• Anlegung der Familienbücher
• Fortführung der Personenstandsbücher

2. Beurkundung und Beglaubigung von Erklärungen, Einwilligungen oder Zustimmungen zur Namensführung aufgrund in- oder ausländischer familienrechtlicher Vorschriften sowie zur Anerkennung der Vaterschaft oder der Mutterschaft eidesstattliche Versicherungen

Aufgabengruppe 35  Sozialversicherung

• Meldungen an den Gemeindeunfallversicherungsverband und sonstige Berufsgenossenschaften

Aufgabengruppe 50  Soziales

• Unterstützung bei Anträgen auf Befreiung von der Rundfunkgebührenpflicht und Mitwirkung bei der Fernsprechgebührenermäßigung

Aufgabengruppe 64  Wohnungsförderung

• Annahme von Wohngeldanträgen und Weiterleitung an den Landkreis Ammerland

Aufgabengruppe 65  Hochbau

• Gebäudeunterhaltung Rathaus

Aufgabengruppe 70  Stadtreinigung

• Planung und Verwaltung der öffentlichen Toilettenanlagen

Aufgabengruppe 82  Forsten

• Mitwirkung bei forstlichen Grundstücks- und Jagdangelegenheiten (z.B. Aufnahme und Regelung bei Wildschäden nach dem Bundesjagdgesetz)

Die Aufgabengruppen Feuerwehr und Zivilschutz wurden bereits  im Feuerwehrausschuss , die Aufgabengruppe Märkte im Wirtschaftsausschuss behandelt.

Bei den Aufgaben des Hauptamtes handelt es sich fast ausschließlich um Pflichtaufgaben, bei denen lediglich die Effektivität der Arbeitsorganisation überprüft werden kann.

Aufgabengruppe 10 – Zentrale Verwaltung

• Die allgemeine Bürgerberatung findet in erster Linie in der Information im Erdgeschoss des Rathauses statt. An diesem Mischarbeitsplatz mit umfangreichen Öffnungszeiten gehen auch sämtliche zentralen Telefonate ein. Außerdem wird hier die eingehende und ausgehende Post bearbeitet, Reisekosten berechnet sowie der gesamte Bürobedarf für alle Rathausmitarbeiter koordiniert. Mit der Einführung des Rechnungseingangsbuches werden an dem Arbeitsplatz auch sämtliche eingehenden Rechnungen gescannt und weitergeleitet. Eine effektivere Gestaltung dieses vielseitigen Arbeitsplatzes erscheint nicht möglich.
• Zum Aufgabenbereich der Gremienarbeit gehören u.a.  organisatorische und rechtliche Problemstellungen der Ratsarbeit, die Organisation von Rats- und Verwaltungsausschusssitzungen sowie die Berechnung und Auszahlung von Aufwandsentschädigungen. Die Protokollführung wird derzeit dezentral in den Fachämtern vorgenommen. Hier könnten Überlegungen angestellt werden, ob eine zentrale Protokollführung effizienter wäre. Zu Personaleinsparungen würde diese Verlagerung allerdings nicht führen, da die Protokollführung derzeit als Teilaufgabe von geringem Umfang bei den Beschäftigten in den Fachämtern angesiedelt ist.
• Die Planung der Aufgabenwahrnehmung sowie die Aufgabenkritik werden federführend von der Amtsleitung sowie der Dezernatsleitung wahrgenommen. Von einer externen Vergabe der Aufgabenkritik wurde in den letzten Jahren aus Kostengründen Abstand genommen. Bei diesem Aufgabenbereich handelt es sich um einen laufenden Prozess, der für die effiziente Aufgabenerfüllung zwingend erforderlich ist.
• Die organisatorischen Aufgaben wie Aufgabengliederung, Verwaltungsgliederung, Raumplanung usw. unterliegen einer steten Dynamik. In diesem Aufgabenbereich geht es darum, klare Zuständigkeiten zu regeln und Abläufe zu vereinfachen. Z.B. wurde durch die Umstellung von fünf Fachbereichen auf drei Dezernate eine schlankere Struktur geschaffen. Aktuell ist geplant, die Fachämter durch die Einrichtung einer zentrale Vergabestelle zu entlasten, da das Vergaberecht immer komplexer wird. Personal wird durch diese Maßnahme nicht eingespart, jedoch werden insbesondere im Bauamt Ressourcen frei.

Durch stetig steigende Angebote im Bereich E-Government werden Prozesse vereinfacht.

• Die Ermittlung des Stellenbedarfs erfolgt anhand verschiedener Faktoren. Z.B. können Stellenanteile nach zu bearbeitenden Fallzahlen oder im Reinigungsbereich nach den zu reinigenden m² ermittelt werden. In anderen Bereichen werden Vergleichswerte herangezogen. Teilweise gibt es auch gesetzliche Vorgaben (z.B. Personal im Kita-Bereich). Der Bedarf an Arbeitskräften wird stets kritisch hinterfragt und entsprechend angepasst.
• Bei der Verwaltung der Diensträume ist festzustellen, dass sich die Mietkosten erheblich erhöht haben. Dies ist dem zusätzlichen Raumbedarf zur Einhaltung des Datenschutzes geschuldet. So sind inzwischen wesentlich mehr Einzelbüros erforderlich.
• Die Beschaffung des Büroinventars erfolgt bedarfsorientiert, Einsparmöglichkeiten sind nicht ersichtlich. Büromaterial wird im Wert von ca. 15.000 € jährlich beschafft. Hier wird angestrebt, durch den Abschluss eines Rahmenvertrages günstigere Konditionen zu erzielen.
• Der Post- und Botendienst ist eine Teilaufgabe des Hausmeisters des Rathauses sowie in der Information angesiedelt. Hier werden diese Aufgaben gebündelt wahrgenommen, eine effektivere Gestaltung ist derzeit nicht möglich.
• Die Gebäudereinigung wird fast ausschließlich von eigenem Personal wahrgenommen. 77 Raumpflegerinnen sind in einer Teilzeitbeschäftigung sozialversicherungspflichtig für die Stadt Westerstede tätig. Lediglich die Reinigung der externen Toiletten wurde ab 2017 extern vergeben, was jedoch zu einer Kostensteigerung von ca. 50 % führte. Rat und Verwaltung haben sich bisher bewusst für die Beschäftigung von eigenem Reinigungspersonal entschieden, um  Westersteder Bürgerinnen und Bürgern, die keinen Zugang zu den besser bezahlten Arbeitsplätzen haben, ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis bieten zu können. Die Reinigungsergebnisse sind durchweg sehr gut, die Raumpflegerinnen sind Teil der Gemeinschaft in den Einrichtungen und identifizieren sich mit ihrer Arbeit. Bei Bedarf nehmen sie auch Sonderreinigungsleistungen wahr, für die sonst externe Spezialfirmen beauftragt werden müssten. Als Beispiel ist hier die Parkettpflege im Rathaus  und Starkverschmutzungen in den Schulen zu nennen.

In diesem Bereich wäre allerdings Einsparpotential vorhanden. Schreibt man größere Reinigungsbereiche aus, so ist mit Ausschreibungsergebnissen zu rechnen, die zu Kostensenkungen führen würden. Die Zusatzkosten für die o.g. Spezialreinigungsaufträge müssten den Einsparungen durch die Vergabe der regulären Reinigungsleistungen allerdings gegengerechnet werden. Die Vergabe von Teilbereichen wird voraussichtlich eher zu einer Kostensteigerung führen, wie z.B. bei der bereits erfolgten Vergabe der öffentlichen Toiletten am ZOB.

Ein Austausch mit den Hauptamtsleitern der übrigen Ammerländer Gemeinden hat ergeben, dass bei einer externen Vergabe von Reinigungsleistungen mit einem schlechteren Reinigungsergebnis zu rechnen ist. Teilweise haben die Gemeinden aus diesem Grund wieder eigenes Reinigungspersonal eingestellt. Eine Nachfrage bei der Hauptamtsleiterrunde Weser-Ems kam zu dem gleichen Ergebnis. Durchweg wurden schlechtere Reinigungsleistungen bei der externen Vergabe bestätigt, sowie der Trend zur Eigenreinigung zurückzukehren. Allerdings konnte auch bestätigt werden, dass die Fremdreinigung günstiger war. Denselben Effekt hätte auch eine Senkung der Reinigungsintervalle durch das eigene Personal. Allerdings senken niedrigere Reinigungsstandards auch die Wertschätzung der Nutzer und damit die Umsicht bei der Nutzung der Räumlichkeiten. Das führt letztendlich zu einem stärken Maß an Beschädigungen und daraus resultierenden Reparaturkosten.

• In der Druckerei im Keller des Rathauses werden größere Druckaufträge bearbeitet, wie z.B. Jahresabgabenbescheide und Wahlbenachrichtigungen. Seit der Einführung der papierlosen Ratsarbeit entfällt der Druck von Sitzungseinladungen und Protokollen, so dass der Aufgabenbereich erheblich reduziert wurde. Als freiwillige Leistung ist hier das Angebot für die örtlichen Vereine angesiedelt, kostenlos schwarz-weiß Kopien zu fertigen. Mit diesem Angebot soll das Ehrenamt unterstützt werden. Es entstehen jährliche Kosten von max. 2.000 € (Papierkosten, Druckkosten und Personalkosten). Hier könnte überlegt werden, dieses Angebot einzustellen.
• Die Überwachung der Einhaltung des Datenschutzes wurde an einen externen Anbieter vergeben. Die Einhaltung des Datenschutzes ist von hoher Bedeutung, führt allerdings auch zu zusätzlichen Kosten, wie z.B. durch den erhöhten Raumbedarf. Einsparpotentiale werden hier nicht gesehen.
• Der IT-Bereich der Stadt Westerstede ist sehr gut aufgestellt. Im Vergleich zu anderen Gemeinden verfügt die Stadt Westerstede über eine sehr leistungsstarke IT-Abteilung, die zu einem großen Teil unabhängig von Rechenzentren arbeitet. Die Ausstattung mit Hard- und Software sowie die zukunftsweisende Weiterentwicklung der Stadt im IT-Bereich sind ausgezeichnet. Der Personalbestand ist mit den anderen Gemeinden vergleichbar. Verbesserungsmöglichkeiten werden hier nicht gesehen.

Aufgabengruppe 11 -  Personal

• Die Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, der Personaleinsatz sowie die Personalentwicklung werden als Teilaufgabe durch die Amtsleitung wahrgenommen. Einsparpotentiale werden nicht gesehen.
• Die Abwicklung der Personalangelegenheiten für ca. 330 Beschäftigte, wie Einstellung, Höhergruppierung, Entlassung, Vergütung, Ehrungen usw. wird von zwei Teilzeitkräften wahrgenommen.  (Vollzeitäquivalenz: 1,14). Als Vergleichswert: Üblicherweise rechnet eine Vollzeitkraft in Kommunen ca. 160 bis 180 Personalfälle ab. Hier wird bei der Stadt Westerstede mit einem sehr geringen Personalstand gearbeitet.
• Im Bereich der Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit erfolgt bei der Stadt Westerstede die gesetzlich verpflichtende organisatorische Betreuung. Die Aufgaben wurden extern an eine Arbeitsmedizinerin und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit vergeben. Ab 2018 wird in diesem Bereich der Aufbau eines betrieblichen Gesundheitsmanagements angestrebt.
• Die Zusammenarbeit mit dem Personalrat erfolgt in allen gesetzlich vorgeschriebenen Fällen und ist seit Jahren sehr positiv. Veränderungen in den Abläufen sind nicht möglich.
• Die Aus- und Fortbildung der Mitarbeiter ist ein sehr wichtiger Aufgabenbereich, um auch in Zukunft über gute Fachkräfte verfügen zu können. Hier sollten mindestens in dem bisherigen Rahmen Mittel zur Verfügung gestellt werden, da in den nächsten Jahren einige Mitarbeiter in den Ruhestand gehen und in 15-20 Jahren wieder ein größerer Generationswechsel im Verwaltungsbereich bevorsteht.

Aufgabengruppe 12 – Statistik und Wahlen

• Der Aufgabenbereich Statistik nimmt nur einen sehr geringen Anteil ein. Hier werden Statistiken für das Bundesamt bzw. das Landesamt für Statistik nach den gesetzlichen Erfordernissen erstellt. Einsparpotential ist nicht gegeben.
• Die Aufgaben der Wahlbehörde führen in den Wahljahren zu erheblichem Personalaufwand. Die Wahlen wurden jedoch immer reibungslos und rechtlich einwandfrei abgewickelt. Veränderungen in dem Aufgabenbereich werden nicht angestrebt.

Aufgabengruppe 30 – Recht

Hier erfolgt die organisatorische Abwicklung der Schiedsamtsangelegenheiten, wie Bestellung der Schiedsfrau/des Schiedsmannes, Aus- und Fortbildung, Aufwandsentschädigung usw. nach den gesetzlichen Vorgaben.

Aufgabengruppe 32 – Sicherheit und Ordnung

Im Ordnungsbereich werden ausschließlich Verwaltungsaufgaben nach den gesetzlichen Vorschriften wahrgenommen. Zwei Beschäftigte in Vollzeit nehmen die Aufgaben wahr, wobei sie darüber hinaus auch noch Aufgaben aus den Bereichen Märkte, Feuerwehr und Katastrophenschutz abdecken. Die Gewährleistung der Öffnungszeiten erfordert mindestens zwei Arbeitskräfte.

In bisher eher weniger arbeitsintensiven Bereichen dieser Aufgabengruppe steigt der Arbeitsumfang stetig. Ursachen hierfür werden in der gesellschaftlichen Entwicklung gesehen. Die Mitarbeiter des Ordnungsbereiches müssen immer häufiger Bürgerinnen und Bürger auffordern, ihren Pflichten nachzukommen, wie z.B. zum Rückschnitt der in den Straßenraum ragenden Hecken und Bäume. Außerdem gibt es vermehrt Beratungsbedarf im Bereich Nachbarschaftsrecht z.B. zu Lärmbelästigungen, Überwuchs, Einfriedung usw.

Auch die Organisation der Bestattung in Westerstede verstorbener Personen ist inzwischen eine regelmäßige Aufgabe, da Familienangehörige sich häufig nicht um die Bestattung kümmern bzw. nicht auffindbar sind. Die Familienangehörigen sind anschließend meist zur Erstattung der Kosten verpflichtet, so dass inzwischen häufiger ein Rechtsstreit entsteht, der wiederum einen erhöhten Arbeitsaufwand bedeutet. Auch neue bzw. geänderte Rechtsvorschriften wie z.B.  das Nds. Hundegesetz und die Katzenkastrationsverordnung  sorgen für zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Anstehende Personalveränderungen in dem Bereich lassen derzeit keine Veränderungen in den Arbeitsabläufen zu.

Aufgabengruppe 33 – Einwohner- und Meldewesen

Die allesamt gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben dieses Bereiches werden im Bürgerbüro erledigt. Die Arbeitsabläufe sowie die zu nutzende Hard- und Software geben einen sehr engen rechtlichen Rahmen, so dass Veränderungen nicht möglich sind. Als bürgerfreundliches, offenes Rathaus wurden in Westerstede mit der Umstrukturierung zum Bürgerbüro vor fast 20 Jahren sehr umfangreiche Öffnungszeiten eingerichtet. Das Bürgerbüro hat montags bis donnerstags von 8.00 bis 17.00 Uhr, freitags von 8.00 bis 12.00 Uhr und samstags von 10.00 bis 12.00 Uhr geöffnet. Dies sind 42 Stunden wöchentlich und überschreitet die Öffnungszeiten anderer Bürgerbüros erheblich. Im Ammerland bewegen sich die Öffnungszeiten zwischen 23 und 32 Stunden pro Woche. Selbst die Stadt Oldenburg hat nur 36,5 Stunden und die Stadt Aurich nur 37 Stunden pro Woche geöffnet. Die umfangreichen Öffnungszeiten erfordern einen erhöhten Personalaufwand. Außerdem gibt es keine Bürozeiten ohne Publikum, zu denen längere Arbeitsabläufe in Ruhe erledigt werden können. Häufige Unterbrechungen lassen effizientes Arbeiten nicht zu.

Die Westersteder Bürgerinnen und Bürger nehmen die umfangreichen Öffnungszeiten allerdings sehr gerne wahr und sind häufig positiv überrascht, dass auch samstags geöffnet ist.

Dennoch sollte überlegt werden, die Öffnungszeiten etwas einzuschränken, um hier effektiver arbeiten zu können. Den Bürgerinnen und Bürgern könnte für evtl. geschlossene Nachmittage oder für die Mittagspause auch die Möglichkeit der Online-Terminvergabe eingeräumt werden. So wäre die evtl. Reduzierung der Öffnungszeiten mit einer Erweiterung des Angebotes um moderne Terminvergaben ohne Wartezeiten verbunden.

Aufgabengruppe 34 – Personenstand

Im Standesamt werden ausschließlich gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben wahrgenommen. Die Öffnungszeiten sind nicht so umfangreich wie in dem Bürgerbüro (montags bis freitags 8.30 bis 12.00 Uhr und donnerstags 14.30 bis 17.30 Uhr). Durch das Krankenhaus und das Hospiz hat Westerstede sehr viele Geburten und Sterbefälle. Der Personalbedarf ist daher nicht vergleichbar mit den anderen Ammerländer Gemeinden. Im Vergleich zu Städten mit Krankenhäusern ist Westerstede personell jedoch entsprechend gleichwertig aufgestellt. Seit der Flüchtlingskrise ist der Arbeitsaufwand für Personenstandsurkunden mit Auslandsbeteiligung stark angestiegen, da hier das jeweils ausländische Recht zu berücksichtigen ist.

Zur Beantragung von Personenstandsurkunden soll für Westerstede in 2018 ein Online-Angebot mit Bezahlsystem eingeführt werden. Dieses Angebot verkürzt Wartezeiten für die Bürgerinnen und Bürger und wird bei entsprechender Nutzung zu einer Verschlankung der Arbeitsabläufe führen.

Bei den Aufgaben der Aufgabengruppen 35, 50, 64 und 82 handelt es sich um sehr kleine Arbeitsanteile zu denen eine Verpflichtung besteht. Einsparmöglichkeiten gibt es nicht.

In den Aufgabengruppen 65 – Gebäudeunterhaltung Rathaus und 70 – Planung und Verwaltung der öffentlichen Toilettenanlagen wird das Hauptamt nur organisatorisch tätig und erhält Unterstützung aus dem Bereich Gebäudebewirtschaftung des Amtes für Immobilien, Wirtschaftsförderung und Marketing. Hier könnte überlegt werden, die Aufgabe komplett an das Amt zu übertragen, um Reibungsverluste zu vermeiden.

Zusammenfassung der möglichen Veränderungen in der Arbeitsorganisation:

      Einführung einer zentralen Protokollführung (schnellere Protokollerstellung möglich, einheitlicher Stil, allerdings zusätzliche Personalkapazitäten im Hauptamt erforderlich)

      Einrichtung einer zentralen Vergabestelle (rechtssichere Vergaben, präventive Korruptionsbekämpfung, Einrichtung entspricht der Empfehlung des Landesrechnungshofes)

      Abschluss eines Rahmenvertrages für Büromaterial (Ziel: günstigere Konditionen)

      Ausschreibung Gebäudereinigung (Kostensenkung, allerdings Verlust sozialversicherungspflichtiger Arbeitsplätze und Reduzierung der Reinigungsleistung inkl. der davon ausgehenden Präventionswirkung bei Beschädigungen, diese Maßnahme wird verwaltungsseitig nicht empfohlen!)

      Einstellung der kostenlosen Kopien für Vereine (Ersparnis von ca. 1.500 € jährlich – Personalkosten von 500 € werden nicht eingespart, da Mitarbeiter vorhanden, aber Freiraum für andere Tätigkeiten. Nachteil: negatives Signal an das Ehrenamt)

      Einschränkung der Öffnungszeiten des Bürgerbüros verbunden mit der Einführung einer Online-Terminvergabe (effektiveres Arbeiten zu Schließungszeiten, langfristig evtl. ein geringerer Personalbedarf)

      Einführung eines Online-Angebotes zur Beantragung von Personenstandsurkunden mit Bezahlsystem

      Übertragung der Aufgaben Gebäudeunterhaltung Rathaus sowie Planung und Verwaltung der öffentlichen Toilettenanlagen an das Amt für Immobilien, Wirtschaftsförderung und Marketing