Vorlage - 18/0462  

Vom 10. bis 21. Mai 2018 fand in Westerstede die „RHODO 2018“ statt.  Zusammen mit 52 Baumschulen, Gärtnereien, Garten- und Landschaftsbauern, dem Planungsbüro Horeis + Blatt Landschaftsarchitekten sowie diversen anderen Akteuren wurde eine grüne Veranstaltung mitten in der Stadt geschaffen.

Trotz Weiterentwicklung der RHODO unter Einbeziehung der Erfahrungen aus der RHODO 2014 und Fortsetzung der vertrauten Zusammenarbeit mit den Baumschulen und dem Planungsbüro konnten die für die RHODO 2018 gesteckten Ziele, insbesondere die zur Kostendeckung notwendige Besucherzahl, nicht erreicht werden. Zur Beibehaltung einer erfolgreichen Marke „RHODO“ ist es daher unabdingbar, sich kritisch mit den Erkenntnissen der  RHODO 2018 auseinander zu setzen und für die Zukunft strategisch neu auszurichten.

Zunächst erfolgt die Auswertung zur RHODO 2018 anhand des vom Rat der Stadt Westerstede in seiner Sitzung vom 28.03.2017 einstimmig verabschiedeten RHODO-Finanzplanes, danach folgt ein kurzer Ausblick auf die anstehende Neuausrichtung.

Auswertung RHODO 2018 anhand des Finanzplanes, Stand 23.08.2018:

Die RHODO-Abrechnung beinhaltet sämtliche bis zum 23.08.2018 eingegangenen Rechnung­stellungen von Dritten sowie sämtliche Rechnungstellungen der Stadt an Dritte. Die RHODO 2018 schließt mit einem Defizit bei den Einnahmen und Ausgaben von rd. -79.650,00 Euro und einem Defizit bei den Erträgen und Aufwendungen inkl. Bauhofs- und Personalaufwendungen von rd. 453.400,00 Euro ab. Damit hat die RHODO 2018 annähernd wieder die Werte der RHODO 2014 angenommen, wobei das im Finanzplan gesteckte Ziel der Deckung der direkten Ausgaben nicht erreicht werden konnte.

Nachfolgend werden die Einnahme- und Ausgabepositionen im Detail betrachtet:

Standgelder Baumschulen und Gewerbe:

Im Bereich der Standgelder lagen bei der Planung Anfang 2017 folgende Eckwerte zu Grunde:

Gewerbliche Fläche:2.100 m²33,00 €/m²69.000,00 €

Baumschulstandgelder:665 m²15,00 €/m²10.000,00 €

Gastronomie:350 m²33/00 €m²10.000,00 €

Pagodenmiete, Strom, Wasser (durchlaufende Gelder):40.000,00 €

Aktuell ergeben sich folgende Eckdaten der Einnahmeerzielung:

Gewerbliche Fläche:1.160 m²33,00 €/m²36.100,00 €

Baumschulstandgelder:620 m²21,01 €/m²13.600,00 €

Gastronomie:610 m²33/00 €/m²19.700,00 €

Pagodenmiete, Strom, Wasser (durchlaufende Gelder):23.100,00 €

Hinweis:

Aufgrund von zu gewährenden Rabatten aufgrund Standgrößen >100 m², Gemeinnützigkeit oder individuellen Standgegebenheiten, bspw. Straßenlaternen, Hydranten oder Beete im Stand, lassen sich die Einnahmen nicht einfach durch m² x €/m² ermitteln. Es wurden die gebuchten Flächen und tatsächlichen Einnahmen zu Grunde gelegt.

Die im Rahmen der Planung gesteckten Ziele konnten in den Bereichen der Baumschul- und Gastronomiestandgelder erreicht werden.

Die Einnahmeabrechnung bei den Baumschulen erfolgte für die Flächen in den Leistungsschauzelten. Hier haben sich 16 Baumschulen beteiligt. Die Beteiligung war gestaffelt nach der Anzahl der Besucher abzurechnen, um eine entsprechende Kostenbeteiligung der Baumschulen zu erzielen. Die leichte Reduzierung der Fläche ist der veränderten Zeltgestaltung zwischen Planung Anfang 2017 und Realisierung 2018 geschuldet.

Im Bereich der gastronomischen Standflächen konnte im Vergleich zur Planung eine rd. 260m² größere Flächenzuordnung erreicht werden. Dies resultierte im Wesentlichen aus der Vermarktungsfähigkeit gastronomischer Flächen, u. a. auch durch Einbeziehung der Gastronomie auf/am Alten Marktplatz. Insgesamt lag im gastronomischen Bereich eine höhere Bewerberlage vor, zudem gestaltete sich die Akquise des noch benötigten gastronomischen Angebots einfacher als im Vergleich bei den sonstigen gewerblichen Flächen. Insgesamt waren hier 18 gastronomische Aussteller vertreten.

Die sonstigen gewerblichen Flächen haben sich seit der Planung Anfang 2017 gravierend reduziert, insgesamt konnte man jedoch noch 51 gewerbliche Aussteller gewinnen.

Für die Flächenreduzierung  sind insbesondere folgende Gründe maßgeblich:

Zum einen wurde in der Planung die größtmögliche Flächenverfügbarkeit der gewerblichen Flächen dargestellt, in der Vermarktung musste jedoch festgestellt werden, dass sich insbesondere die Vermarktung der größeren Flächen als sehr schwierig erwies. Die Pagodenflächen 5x5m² waren kaum vermittelbar, oftmals fanden sich nur Aussteller mit einer geringeren Standtiefe. Im Rahmen der Finanzplanung wurde dieses „Problem“ so nicht vorhergesehen. Auch verlief die Vermarktung der gewerblichen Flächen insgesamt sehr problematisch. Neben der normalen Bewerberlage einer Messe sollten vordringlich Aussteller für den Grünbereich gefunden werden. Die von hier kontaktierten Aussteller standen jedoch aufgrund der längeren Ausstellungsdauer oder der Feiertagskonstellation nicht zur Verfügung. Viele angesprochene Aussteller betreiben ihre Selbständigkeit im Nebenerwerb und konnten sich beruflich keinen notwendigen Urlaub einräumen oder waren als Daueraussteller am Himmelfahrtstag oder an Pfingsten auf einer anderen Ausstellung gesetzt. Zur Schließung der „letzten Lücken“ wurden dann messetypische gewerbliche Aussteller zugelassen.

Des Weiteren führten Einflüsse von außen, insbesondere aus dem Sicherheitskonzept und im Rahmen der fortlaufenden Planveränderung, dazu, dass gewisse Flächen nicht mehr für eine Vermarktung zur Verfügung standen. So änderten sich zur Planung insbesondere die Wegebreiten und Wenderadien in den Wegen, der Besuchersteg vergrößerte sich aufgrund baulicher Gegebenheiten usw. Insbesondere der cash&carry-Bereich war in der Planung mit rd. 450 m² im Bereich des ZOBs vorgesehen. Realisieren ließen sich in Zusammenarbeit mit der Baumschule Böhlje als Organisator des cash&carry-Bereichs jedoch nur rd. 175 m², da man den überdachten Wartebereich des ZOB sowie den Bereich um die öffentliche WC-Anlage freigelassen hat. Die verbliebene Fläche befand sich hauptsächlich im Bereich der Grünanlage des ZOB mit geringen Wegeanteilen, die noch für einen cash&carry Bereich zu verwenden waren.

Im Bereich der Einnahmen aus Eintrittsgeldern wurde der Planwert von 566.000,00 € um rd. 138.000,00 € verfehlt. Ausgehend von der RHODO 2014 mit damals rd. 63.000 zahlenden Besuchern wurde für die RHODO 2018 aufgrund der Neuausrichtung und verlängerten Ausstellungsdauer eine moderate Steigerung auf rd. 67.000 zahlende Besucher erwartet. Des Weiteren wurde eine Anpassung des Eintrittspreises vorgenommen, wodurch erstmalig ein Eintrittspreis im zweistelligen Bereich (12,00 € bzw. 10,00 € ermäßigt) festgesetzt wurde. Ziel für die Planung war demnach die Erzielung eines durchschnittlichen Eintrittspreises von 8,45 € pro Besucher.

Mit rd. 51.000 zahlenden Besuchern wurde die geplante Besucherzahl um rd. 24% verfehlt. Der durchschnittlich erzielte Eintrittspreis pro Besucher lag bei 8,39 € und somit im erwarteten Bereich. Damit stehen die rd. 16.000 fehlenden Besucher als Ursache für die Mindereinnahme im Bereich der Eintrittsgelder fest.

Der Kartenverkauf erfolgte mit rd. 39.462 Eintrittskarten maßgeblich über die Tageskassen während der Ausstellungsdauer. Der Verkauf im Vorfeld der Veranstaltung erfolgte über den Touristik Westerstede e.V. oder über die Vorverkaufsstellen und dem Onlineportal des Anbieters reservix.de. Es waren rd. 161 Busse mit rd. 5.800 Besuchern über die Touristik gebucht und angemeldet worden. Im Vergleich zur RHODO 2014 war dies ein Rückgang von rd. 20%. Weitere rd. 5.700 Besucher erwarben Ihre Einzel-Eintrittskarten über den Vorverkauf oder als eingeladene Besucher über die Baumschulen (rd. 1.600).

Die tatsächliche Besucherzahl erhöht sich noch um mindestens 2.000 Personen, die entgeltfrei die Ausstellung betreten konnten. Hierzu gehören insbesondere die Besucher der Eröffnungs­veranstaltung, des Ehrenabends für Ehrenamtliche sowie die Busfahrer, Gästeführer und gebuchte Künstler, Vortragende etc.

Aus den Eintrittskartenverkäufen ergeben sich folgende Auswertungen:

Die RHODO 2018 ist bis auf einen Spitze am Pfingstsonntag geprägt durch ein nahezu gleichmäßiges Niveau der Besucherzahlen. Der Eröffnungstag an Christi-Himmelfahrt zeigt eine für einen Feiertag eher gemäßigte Besucherzahl, was an der eher regnerischen zweiten Tageshälfte liegen könnte. Das Himmelfahrtswochenende war etwas besser besucht als die Werktage, setzte sich aber nicht maßgeblich ab. Bester Besuchertag war mit Abstand der Pfingstsonntag, an dem rd. 5.300 Besucher (13,45% der Tageskassenbuchung) die RHODO aufgesucht haben. Selbst der Pfingstmontag als letzter Ausstellungstag mit verkürzter Ausstellung bis 18.00 Uhr konnte noch mit rd. 3.100 Besuchern (7,85%) ein besseres Ergebnis erzielen als ein Werktag oder der Eröffnungstag.

Unter zusätzlicher Berücksichtigung der angemeldeten 161 Busgruppen, welche durchschnittlich rd. 36 Besucher zur RHODO brachten, ergibt sich folgende Besucherverteilung:

Die Verschiebung zu Gunsten der Werktage zeigt, dass die angemeldeten Busgruppen eher an den Werktagen die RHODO 2018 aufgesucht haben. Hier waren insbesondere der 15.05.18 und 16.05.18 mit jeweils rd. 20 Bussen die maßgeblichen Besuchertage:

Erwartungsgemäß war die ermäßigte Tageskarte mit 10,00 Euro die am meisten erworbene Eintrittskarte. Ihr Anteil lag schon bei der RHODO 2014 bei rd. 41% und hat bei der RHODO 2018 nochmals auf rd. 45,5% zugelegt. Das bedeutet, dass der „ermäßigte“ Besucher als Rentner, Schwerbehinderter oder Gruppenteilnehmer der maßgebliche Besucher der RHODO geblieben ist. Der Anteil des Normalpreises stieg um rd. 2% auf nunmehr rd. 24%.

Die Dauerkarten, egal ob Normaltarif oder Anliegertarif, nehmen mit insgesamt rd. 0,25 % (127 Karten) eine sehr untergeordnete Rolle ein. Die Gruppenbuchungen über die Touristik oder Paketreiseveranstalter sind mit rd. 19 % leicht unter dem Niveau von 2014 (21%). Das Niveau der Baumschulkarten sank leicht um rd. 0,5% auf nunmehr rd. 3%.

Der Bereich der Abendkarten konnte im Vergleich zur RHODO 2018 um rd. 0,7% gesteigert werden, ist mit nunmehr rd. 8,2% und rd. 4.100 Besuchern aber zu hinterfragen. Das Abendprogramm auf den Veranstaltungsbühnen war oftmals nicht zufriedenstellen besucht worden. Der Ertrag aus den Abendkarten rechtfertigt den Aufwand für die Öffnung der RHODO in den Abendstunden und für die Darbietung des Abendprogrammes nicht.

Aus den Erfahrungen der RHODO 2014 heraus wurde der Planwert zur RHODO 2018 vorsichtig angesetzt, da die möglichen Verkaufsgüter seinerzeit schwer vorherzusehen waren. Nach Abschluss der RHODO 2018 wurden im Wesentlichen Einnahmen aus dem Verkauf von Torfsubstraten und Einrichtungsgegenständen wie Palettenloungen o.ä. erzielt. Der Planwert von 10.000,00 € konnte damit um rd. 8.300,00 € übertroffen werden.

Eine wesentliche Einnahme sollte sich aus dem Bereich des Sponsorings ergeben, welcher erstmalig zur RHODO 2018 eingeplant wurde. Über sog. „Sponsorengärten“ sollten mindestens vier größere Sponsoren gewonnen werden, die einen Garten nach ihren Maßgaben gestalten sollten. Die Gärten sollten in einen Wettbewerb zueinander treten und die entsprechenden Sponsoren nach außen hin repräsentieren. Die Akquise der Sponsoren stellte sich jedoch als äußerst schwierig dar. Auch die direkte Ansprache durch den Bürgermeister bei größeren nationalen und internationalen Partnern brachte nicht den gewünschten Erfolg. Schlussendlich konnte man mit der Landessparkasse zu Oldenburg, der Ammerländer Versicherung und der EWE insgesamt drei Sponsoren gewinnen, davon zwei Gold- und ein Grünsponsor. Das Konzept wurde dahingehend geändert, dass die Gold-Sponsoren nunmehr insgesamt für die drei Wettbewerbsgärten als Paten präsentiert wurden. Letztendlich bleibt festzuhalten, dass die eingeplanten Mittel in Höhe von 60.000,00 € nicht erreicht werden konnten.

Aus den nicht den o. g. zuordnungsbaren Bereichen konnten noch Einnahmen in Höhe von rd. 2.300,00 € erzielt werden. Diese Einnahme beruht im Wesentlichen auf die Kostenbeteiligung der Draisinenspaß Ammerland GmbH & Co. KG an einer gemeinsamen Werbekampagne auf Großflächen und Cash-display bei umliegenden Discountern.

Für die RHODO 2018 gab es keine Ausgaben für die Unterhaltung des schon vorhanden beweglichen Vermögens. Sollten hier Kleinbeträge angefallen sein, wurden Sie über die Ausstellungskosten erfasst (s.u.). Im Bereich der Abgaben, Versicherungen, etc. konnte der ursprüngliche Ansatz von 2.000,00 € nicht gehalten werden. Insbesondere die Abgaben für die Müllentsorgung o.ä. steigerten die Ausgaben im Vergleich zur RHODO 2014.

Das eingeplante Gesamtbudget in Höhe von 160.000 EUR wurde eingehalten. Die tatsächlichen Ausgaben in Höhe von 145.347 EUR liegen leicht unter dem Ergebnis von 2014.

Für die RHODO 2018 wurden folgende Kommunikations-Maßnahmen ergriffen:

-            Klassische Werbung: Anzeigen, Plakate, Flyer, Programmheft, Radio, Schilder, Großflächen, Fahnen, Werbeartikel/Give aways

-            Online: responsive Webseite, Anzeigen, Portale

-            PR: Pressearbeit, RHODO auf Reisen, Messen, Infomobiltouren

-            Social Media: Facebook, Instagram, Twitter

-            Kooperationen: Eintrittsrabattierungen Rhodopark Hobbie, Park der Gärten

-            Neu in 2018:

›       Kooperation mit Werbepartnern

›       Online-Buchbarkeit über Ticketportal Reservix

›       Werbebeilage in TASPO / Dt. Baumschule

›       Maskottchen Rhodolf

Die Werbungskosten lassen sich in folgende Untergruppen einteilen:

Dienstleistungen rund um Werbemittel - divers              67.700,00 €

Anzeigen              38.850,00 €

Radiowerbung              12.200,00 €

Werbung/PR allg.              8.650,00 €

Großflächenwerbung              7.850,00 €

Werbeartikel              4.650,00 €

Messen, RHODO auf Reisen              4.200,00 €

Sonstiges              800,00 €

Einsatz Maskottchen (Anschaffung unter Ausstellungskosten)              450,00 €

Durch die Schaltung von Anzeigen in touristischen und branchenspezifischen Medien, eine wirkungsvolle Pressearbeit, die federführend von der grünen Kommunikationsagentur Harries Plantdesign aus Edewecht gesteuert wurde, persönliche Kontakte des Bürgermeisters sowie durch einen von der Touristik Westerstede gut informierten dpa-Journalisten, konnte eine beachtliche Werbereichweite in ganz Deutschland erzielt werden.

Insgesamt wurden 213 Artikel und Veranstaltungshinweise zur RHODO und somit zum Standort Westerstede bei einer verkauften Auflage von 13,46 Mio. erfasst. Der Mediagegenwert des redaktionellen Umfangs liegt dabei lt. Harries bei 533.791 EUR. Dazu kommen die Berichterstattungen in Funk und Fernsehen, die nicht von der Fachfirma ausgewertet wurden. Vor Ort waren u.a. TV-Teams des NDR, MDR sowie RTL Nord.

In der Region wurde im Frühjahr intensiv durch die achtwöchige Tour „RHODO auf Reisen“ (in Begleitung des T1-Bullis und Aktionen wie „Kinder pflanzen Pflanzenkinder“) auf touristischen Messen oder an ausgewählten Einkaufsstandorten für die Veranstaltung geworben. Zielgruppe waren Familien und Tagesausflügler im Umkreis von ca. 200 km. Die Aktionen und Gewinnspiele wurden sehr gut angenommen und haben sicherlich zu einer besseren Wahrnehmung der RHODO und des Standortes Westerstede beigetragen.

Nach der RHODO 2014 wurde für solche Einsätze ein mobiles Messesystem, das leicht zu transportieren und aufzubauen ist, angeschafft. Der kostenaufwendige Aufbau, der Transport und die Pflege des bisherigen Messestandes durch den Bauhof sind dadurch nicht mehr erforderlich.

Im Bereich Social Media konnten durch Facebook-Kampagnen mit der NWZ, der OTG sowie durch eigene Aktionen gute Aufmerksamkeit erzielt werden. Ein NWZ-Gewinnspielaufruf auf der RHODO-Facebookseite hat zum Beispiel rund 24.000 Personen erreicht. Um die RHODO auch im Westersteder Stadtgebiet in ein neues Licht zu rücken, wurde mit dem Maskottchen Rhodolf eine Facebook-Muttertagsaktion mit dem Einzelhandel durchgeführt. So wurde die Aufmerksamkeit nicht nur auf die anstehende Veranstaltung gelenkt, sondern auch auf attraktive Muttertagsgeschenke der jeweiligen Handelsbetriebe. Hier gab es im Schnitt ca. 2.000 erreichte Personen aus Westerstede oder dem Ammerland. Der Live-Stream zur Eröffnung hatte eine Reichweite von über 6.000 Personen bei Facebook. Die Webseite www.rhodo.de wurde im Veranstaltungszeitraum über 133.000-mal aufgerufen.

Zur 15. RHODO konnten erstmalig regionale Werbepartner hinzugewonnen werden, um neue Highlights wie die Wettbewerbsgärten der Studenten und Garten- und Landschaftsbau-Betriebe umsetzen zu können. Im Gegenzug waren die Partner auf den wichtigsten Werbemitteln präsent. Sowohl im Vorfeld als auch in der Nachbetrachtung sind diese Unternehmen vom Image der RHODO und den damit verknüpften Werbemöglichkeiten und PR-Darstellungen überzeugt. Diese Referenzen werden hoffentlich dazu beitragen, weitere wertvolle Unterstützer und Multiplikatoren für die zukünftige Ausrichtung zu gewinnen.

Besondere Herausforderungen gab es in diesem Jahr sicherlich durch die parallelen Grünevents „Gartenpartie Cloppenburg“ zu Himmelfahrt und „Landpartie Schloss Gödens“ zu Pfingsten (2014 war keine Überschneidung, da wir außerhalb der Feiertage lagen). Gerade diese langen Wochenenden haben nicht die Besuchererfolge gebracht, die erwartet wurden.

Nichtsdestotrotz haben die weitreichenden Berichterstattungen in Printmedien, neuen Kommunikationskanälen sowie Funk und Fernsehen weiter zur Stärkung der Marke RHODO und des Standortes Westerstede beigetragen. Das bestätigen auch die Baumschul- und Werbepartner, so dass mit vereinten Kräften daran gearbeitet werden sollte, die RHODO wieder zu einem gemeinsamen Stadterlebnis werden zu lassen, mit dem sich insbesondere die Westersteder Bevölkerung wieder vollends identifiziert.

Im Rahmen der Planung wurde der Ansatz für Honorare hauptsächlich aus folgenden drei Positionen ermittelt:

Planungsbüro Horeis + Blatt (Landschaftsarchitekten):45.000,00 €

Planungsbüro IFIS-FR (Sicherheitskonzept):11.900,00 €

Allgemeine Honorare (RHODO-Programm):25.000,00 €

Tatsächlich konnten folgende Abrechnungswerte erreicht werden:

Planungsbüro Horeis + Blatt (Landschaftsarchitekten):45.000,00 €

Planungsbüro IFIS-FR (Sicherheitskonzept):  9.590,00 €

Allgemeine Honorare (RHODO-Programm):16.500,00 €

Das Planungsbüro Horeis + Blatt, insbesondere mit den Planern Niels Blatt und Gesa Gärtner, haben die RHODO 2018 kostenmäßig wie angeboten vorbereitet und umgesetzt. Beim erstmalig zu erstellenden Sicherheitskonzept wurde im Rahmen freihändiger Vergabe nach Rücksprache mit der Bauaufsichtsbehörde und des Ordnungsamtes des Landkreises Ammerland das Planungsbüro IFIS-FR betraut, welches bereits diverse Großveranstaltungen im Landkreis Ammerland betreut hat und deshalb den hiesigen Sicherheitsbehörden wie Polizei, Rettungsdienst, Feuerwehr etc. als vertrauenswürdiges gutes Planungsbüro im guten Umgang untereinander bekannt war. Schlussendlich konnte hier im Rahmen der Veranstaltungsvorbereitung und Begleitung eine rd. 19%ige Kostenersparnis erreicht werden.

Im Bereich der allgemeinen Honorare, insbesondere für die Auftritte im Rahmen des die RHODO begleitenden Veranstaltungsprogramms, konnte eine Ersparnis von rd. einem Drittel der veranschlagten Kosten erreicht werden. Dies gelang durch eine Konzentration der wesentlichen und kostenintensiveren Bühnenauftritte in den Abendstunden bzw. an den Wochenendtagen, tagsüber wurde das aufwendige Unterhaltungsprogramm zurückgefahren. Im Bereich der Vorträge durch die Niedersächsische Gartenakademie wurde im Vergleich zur RHODO 2014 eine Kostensenkung durch eine leichte Reduzierung der Vorträge auf aktuell 35 Vorträge bei Beibehaltung nahezu identischer Vergütung pro Vortrag erreicht.

Da die Zuordnung der Gold-Sponsoren zu einzelnen Wettbewerbsgärten nicht mehr erfolgte und eine Zuordnung der einzelnen Rechnungen zu den verschiedenen Ausstellungsbereichen nicht erfolgen konnte, wurden die Ausgaben insgesamt unter Ausstellungskosten gebucht. Mit dem Ansatz für die Sponsorengärten stand insgesamt ein Ansatz von 514.000,00 € zur Verfügung. Die Ansätze ermittelten sich insbesondere aus folgenden Planzahlen und Erkenntnissen der RHODO 2014:

Entschädigung Baumschulen:              60.000,00 €

Pagoden (durchlaufende Gelder):              40.000,00 €

Riesenrad:              10.000,00 €

Zelte:              70.000,00 €

Pflanzenausstellung:              155.000,00 €

Sonstige Ausstellungskosten inkl. Sponsorengärten:              179.000,00 €

Auf diese Bereiche bezogen ergibt sich folgende Auswertung der angefallenen Ausstellungskosten:

Entschädigung Baumschulen:              38.300,00 €              (-36,0%)

Pagoden (u.a. inkl. durchlaufende Gelder):              19.000,00 €              (-52,5%)

Riesenrad:              10.000,00 €               (+-0,0%)

Zelte:              53.000,00 €              (-25,0%)

Pflanzenausstellung:              134.200,00 €              (-13,0%)

Sonstige Ausstellungskosten inkl. Sponsorengärten:              166.000,00 €              (-7,7%)

In Summe wurden damit aktuell Minderaufwendungen in Höhe von rd. 18,5% (rd. 93.500,00 €) erzielt. Nicht umfasst ist die noch ausstehende Abrechnung des Stromverbrauchs. Dieses ist aufgrund der Staffelung im Stromtarif erst zum Jahresende möglich. Es ist davon auszugehen, dass für den Stromverbrauch noch ein Betrag in Höhe von maximal 2.000,00 Euro anzusetzen ist.

Maßgeblich für die Einsparungen sind die Minderaufwendungen bei den Baumschulentschädigungen. Nach entsprechendem Beschluss erhalten die Baumschulen für die Fläche im Außengelände eine Entschädigungszahlung in Höhe von brutto 20,00 €/m² bei Eigenanlage und -pflege der Flächen sowie brutto 10 €/m² bei Gestellung von Pflanzen. Im Planungsstadium wurde eine Freifläche von rd. 3.000 m² zu Grunde gelegt, tatsächlich waren jedoch nur rd. 2.650 m² insgesamt für beide Entschädigungszahlungen netto zu buchen.

Die geringeren durchlaufenden Gelder aus den Einnahmen für die Pagodenzelte führen entsprechend zu geringeren Ausgaben. Hier ist jedoch darauf hinzuweisen, dass es sich lediglich um die reinen Ausgaben für Pagoden handelt, die Ausgaben für Strom und Wasser werden unter den sonstigen Ausstellungkosten abgebildet, soweit entsprechende Rechnungsstellung erfolgt sind.

Bei den Zelten wurde im Planungsstatus Anfang 2017 noch davon ausgegangen, größere sogenannte Iglu-Zelte für die RHODO 2018 anmieten zu können. Die vorgenommene Ausschreibung erbrachte jedoch nicht das gewünschte Ergebnis und hätte zu einem Mehraufwand von rd. 60.000,00 € (+85,0%) geführt. Die Ausschreibung wurde aufgrund fehlender Mittel aufgehoben, die Zelte verändert neu ausgeschrieben. Dadurch wurden Einsparungen in Höhe von rd. 17.000,00 € (-25%) erreicht.

Im Bereich der Kosten für die Pflanzenausstellung und sonstigen Ausstellungskosten konnten Einsparungen von rd. 13% bzw. 7,7% erzielt werden. Die wesentlichen Ausgaben sind folgenden Positionen zuzurechnen:

Torf (2.200m³ x 23,-,-€)              50.500,00 €

Beschallung, Traversen, LED-Wand etc.              49.700,00 €

Stege inkl. Prüfstatik              41.900,00 €

Sicherheitsdienst inkl. Nachtdienst + Parkplatz              36.100,00 €              

Elektrik              18.000,00 €

WC-Container inkl. Personal              12.900,00 €

Bauholz/Beetumrandung              10.800,00 €

Kunstrasen 1.300m² x 8,80€              9.400,00 €

Druckerzeugnisse (Wegweiser, Schaukästen etc.)              9.000,00 €

Deutsches Rotes Kreuz              8.000,00 €              

Galabau-Gärten              6.300,00 €

Verpflegung (Aufbau, Veranstaltung, Baumschulabschluss)              6.600,00 €

Shuttle-Busse inkl. Betankung               3.100,00 €

Eintrittskarten Druck              3.000,00 €

Landkreis Ammerland (Baugenehmigung, Bauprüfung, Fests. Ausstellung)              3.000,00 €

Bagger-/Radlader-Miete              2.900,00 €

Kühlhaus              2.700,00 €

Stauden: Allium              2.500,00 €

GEMA              2.350,00 €              

Straßen-/Verkehrsbeschilderung              1.400,00 €              

Die Ansätze für Bürobedarf, Dienstreisen und Sonstiges umfassten in der Planung insgesamt 6.000,00€. Tatsächlich wurden rd. 1.770,00 € in Anspruch genommen, so dass sich hier Minderaufwendungen in Höhe von rd. 70% ergeben haben. Dies resultiert im Wesentlichen aus den nicht vorgenommenen Dienstreisen. Hatte man zur RHODO 2014 noch einen Werbestand auf der IPM in Essen zu besetzen und das Thema „RHODO auf Reisen“ umzusetzen, so wurde zur RHODO 2018 auf eine Messeteilnahme verzichtet und die an der IPM und RHODO teilnehmenden Baumschulen entsprechend mit Werbematerial für die RHODO 2018 bestückt. Die für die RHODO 2018 veranstalteten Events im Rahmen von „RHODO auf Reisen“ wurden maßgeblich über die ehrenamtlichen Gästeführer und den Touristik e.V. abgewickelt.

Für den Ansatz der internen Leistungserbringung durch den Bauhof der Stadt Westerstede wurde im Rahmen der Planung auf die Erkenntnisse aus der RHODO 2014 zurückgegriffen und entsprechend 300.000,00 € angesetzt. Nach nunmehr erfolgter Abrechnung durch den Bauhof wurden von dort insgesamt Leistungen in Höhe von 238.963,74 € erbracht, davon rd. 30.000,00 € für Maschineneinsatz und entsprechend 209.000,00 € für Personaleinsatz. Die Einsparung beläuft sich somit auf insgesamt rd. 61.000,00 Euro, mithin rd. 20% des veranschlagten Aufwands. Dieses liegt zum Teil daran, dass die RHODO 2018 im Gegensatz zur RHODO 2014 keine einzurichtende und zu betreuende Gewerbehalle mehr hatte. Auch waren weniger Vorarbeiten im Vorfeld der RHODO notwendig, bestehendes Material von der RHODO 2014 konnte erneut verwendet werden und es wurde in Teilen auf Material von Dritten zurückgegriffen, welches unter den Ausstellungskosten verbucht ist. Letztendlich war der Bauhof auch bereits durch die Erfahrungen der RHODO 2014 mit dem neuen Planungsbüro entsprechend auf die RHODO 2018 vorbereitet.

Die Personalkosten der Verwaltung wurden entsprechend der Vorerfahrung aus der RHODO 2014 mit 82.000,00 € angesetzt. Nach Abrechnung aller für die RHODO 2018 ermittelbarer interner Personal­kosten ergibt sich ein Personalaufwand von 134.812,66 €, mithin eine Ansatzüberschreitung von rd. 64%.

Bei den Personalkosten wurden sämtliche eingesetzte Mitarbeiter der Stadt Westerstede und kurzfristig beschäftigtes Personal mit den jeweiligen Stundensätzen und Sonn- und Feiertags-zuschlägen berücksichtigt. Ausgenommen ist das Personal des Bauhofs, da dieses bereits in den o. g. Ausführungen zur internen Leistungsverrechnung Bauhof enthalten ist.

Die Personalkosten umfassen folgende Bereiche: Orga/Empfang Ehrengäste/Versorgung  Mitarbeiter/Programmbetreuung/Reinigung, Ausstellungsleitung, Kassendienst, Stadtkassendienst, Verkehrsregelung, Torwachen und Kinderprogramm. Personalkosten von Dritten, wie z. B. den Reinigungskräften der WC-Container wurden dabei unter den Ausstellungskosten verbucht.

Die Personalkosten sind wie folgt aufzuteilen:

Orga, Empfang Ehrengäste, Versorgung Mitarbeiter, Programmbetreuung, Reinigung:              74.587,85 €

Ausstellungsleitung              5.489,63 €

Kassendienst              18.750,23 €

Abrechnung Stadtkasse              14.727,98 €

Verkehrsregelung              11.131,14 €

Torwachen              9.078,29 €

Kinderprogramm              1.047,53 €

Die einzelnen Bereiche sind wie folgt zu erläutern:

Orga, Empfang Ehrengäste, Versorgung Mitarbeiter, Programmbetreuung, Reinigung:

Hierin sind neben dem Personaleinsatz während der RHODO auch die maßgeblichen Personalkosten der Beschäftigten berücksichtigt, die sich im Vorfeld der RHODO mit der Organisation und Planung befasst haben, insbesondere aus den Bereichen des Stadtmarketings und des Amtes 7. Des Weiteren sind die mit dem Empfang der Ehrengäste, dem Programmablauf und der Reinigung von städtischen Institutionen betrauten Personen dort berücksichtigt.

Ausstellungsleitung:

Die Ausstellungsleitung war während der Veranstaltung dauerhaft täglich im Zeitraum 09.00 bis 18.00 Uhr mit zwei Personen besetzt. Aus den Erfahrungen der RHODO 2014 war mit einem ständigen Dialog mit den gewerblichen Ausstellern und vereinzelten Besuchern zu rechnen. Tatsächlich verlief die RHODO jedoch sehr ruhig. So war es möglich, dass die dort eingesetzten Mitarbeiter der Stadt Westerstede sich neben den Aufgaben der Ausstellungsleitung überwiegend mit den Aufgaben ihres eigentlichen Tätigkeitsbereiches befassen konnten. Aus diesem Umstand heraus wurde für die Abrechnung der RHODO Personalkosten für den Bereich Ausstellungsleitung durchschnittlich eine Person zu Grunde gelegt.

Kassendienst:

Der Kassendienst wurde täglich in der Zeit von 09.15 Uhr bis 21.30 Uhr an insgesamt acht Kassen bei drei Eingangsbereichen ausgeübt. Dabei wurde im Vergleich zur RHODO 2014 die Kassenanzahl bereits im Vorfeld leicht reduziert. Eine Vollbesetzung der Kassen erfolgte lediglich an den zu erwartenden besucherstarken Tagen im Zeitraum 09.15 Uhr bis 18.00 Uhr, für den Bereich der Abendkassen wurden an den Eingängen nur eine Person eingesetzt. Zeigte sich im Tagesverlauf, dass einzelne Kassen entbehrlich wurden, wurden diese aufgelöst bzw. geschlossen. Insgesamt haben 74 Personen im Kassendienst mitgewirkt und insgesamt rd. 215 geplante Schichten besetzt. Die Besetzung der Kassendienste erfolgte überwiegend mit städtischem Personal ober ehemaligen Beschäftigten im Ruhestand. Für die Besetzung war die Vertrauenswürdigkeit des eingesetzten Personals maßgeblich, da hierbei im finanziellen Bereich mit nicht unwesentlichen Beträgen zu arbeiten war.

Abrechnung Stadtkasse:

Im Bereich der Stadtkasse wurde für die Dauer der RHODO 2018 ein gesonderter Kassendienst abgestellt, der hauptsächlich mit Kassenausgabe und –rücknahme, Einnahmeverwaltung, Wechselgeld und sonstiger Kassendienstbetreuung  betraut war. Der Stadtkassendienst war täglich ab 08.00 Uhr bis durchschnittlich 22.00 Uhr abends im Dienst. Es waren täglich durchschnittlich 12 Einzelschichten unterschiedlicher Dauer zu besetzen, die durchschnittlich von fünf Mitarbeitern täglich gedeckt wurden. Insgesamt wurden im Stadtkassendienst 14 Mitarbeiter der Stadt eingesetzt. Neben dem Stadtkassendienst der RHODO wurde in den ruhigeren Zeiten auch der üblichen dienstlichen Tätigkeit nachgegangen. Für die RHODO-Abrechnung wurden jedoch die vollen Kosten des Stadtkassendienstes angesetzt.

Torwachen/Verkehrslenkung:

Zur RHODO 2014 konnten die Freiwilligen Feuerwehren der Stadt Westerstede mit Personal maßgeblich in den Bereichen Nachtwache, Torwache und Verkehrslenkung unterstützen. Die Nachtwache musste zur RHODO 2018 allein schon aus Haftungsgründen einem Sicherheitsdienstleister übertragen werden, der über die entsprechende Zulassungen als Bewachungsunternehmen verfügt und entsprechend geschultes Personal vorhalten konnte. Der vollumfängliche Einsatz der Feuerwehr für die Bereiche Torwache und Verkehrslenkung scheiterte zur RHODO 2018 an der Verfügbarkeit von Kameradinnen und Kameraden, die tagsüber über entsprechende Freiräume verfügten. Die Torwachendienste wurden mit den von der Feuerwehr gemeldeten freiwilligen Kräfte besetzt und überdies von städtischen Mitarbeitern oder Kurzzeitbeschäftigen ergänzt. 

Die Torwachen wurden an den zwei Lieferanten- und Ausgangsbereichen Auf der Lohe und Am Rechter (Apotheke) benötigt. Die Torwache Auf der Lohe wurde dabei täglich mit einer Person und die Torwache Am Rechter mit zwei Personen regelmäßig von 07.00 Uhr bis 21.00 Uhr besetzt. Dabei erfolgte die Besetzung der Torwachen bereits im Vorfeld der RHODO ab dem 06.05.2018 und bis zum 22.05.2018, um einen kontrollierten Zugang zum Veranstaltungsgelände auch während der Auf- und Abbauphase zu gewährleisten. Die eingesetzten drei Personen mussten die beiden Torwachendienste sicherstellen und wurden abends um 21.00 Uhr von der Nachtwache des Sicherheitsdienstes abgelöst. Insgesamt wurden für die Besetzung der für die beiden Torwachen angesetzten 102 Einzelschichten 23 Mitarbeiter der Stadt, Ruheständler, Ehrenamtliche und kurzfristig Beschäftigte eingesetzt.

Die Verkehrslenkung wurde aufgrund der Gestaltung des Ausstellungsgeländes im Bereich der Straße Am Rechter und der Freihaltung des ZOB für die ungehinderte Abwicklung des Busverkehrs im Vergleich zur RHODO 2014 deutlich zurückgefahren. Über die Einbahnstraßenregelung konnte entsprechender Personaleinsatz auf den umliegenden Straßen vermieden werden. Die Organisation des Parkverkehres auf dem Sammelparkplatz bei der Robert-Dannemann-Schule wurde ebenfalls dem Sicherheitsdienst übertragen, wodurch der Personaleinsatz reduziert werden konnte. Die weiteren Aufgaben der Verkehrslenkung wie bspw. die Einweisung der Busse, die Ausführung des Shuttle-Dienstes für in der Bewegung eingeschränkte Besucher, die Koordination der Verkehrslenkung, Betreuung Wohnmobilstellplätze etc. wurden maßgeblich von städtischen Mitarbeitern ausgeführt.  Insgesamt waren sechs Mitarbeiter der Stadt sowie zwei kurzfristig Beschäftigte im Bereich der Verkehrslenkung eingesetzt. Die Verkehrslenkung war hauptsächlich täglich zwischen 09.00 Uhr und 16.30 Uhr mit durchschnittlich 4 Personen im Einsatz.

Kinderprogramm:

Das Kinderprogramm wurde an den Hauptbesuchertagen der RHODO angeboten. Neben gebuchten Darstellern und Entertainern haben sich vier Mitarbeiter der Stadt an fünf Veranstaltungstagen für die Kinderbetreuung eingesetzt. An den Tagen war mindestens eine Schicht von rd. 5 Stunden, teilweise auch zwei Schichten zu besetzen.

Fazit zum Finanzplan:

Schlussendlich wurden die geplanten Einnahmeansätze in Summe von 766.000,00€ mit insgesamt 562.847,38 € nicht erreicht. Maßgeblich für die Mindereinnahmen in Höhe von rd. 203.500,00 € (rd. 26,5%) waren die Einnahmen bei den Standgeldern (-28%), Sponsoren (-63%) und Eintrittsgeldern
(-24,5%). Leichte Mehreinnahmen bei den Erträgen aus dem Verkauf und sonstigem Bereich konnten dies nur im Geringsten auffangen.

Die Ausgabeansätze in Summe von 766.000,00 € wurden mit Ausgaben in Höhe von insgesamt 642.496,36 € nicht ausgeschöpft. Die Minderausgaben von rd. 123.500,00 € (rd. 16%) wurden wesentlich bei den Ausstellungskosten inkl. Sponsorengärten (-18,5%) und den Werbungskosten (-9,5%) eingespart.

Schlussendlich verbleibt ein Defizit zwischen Einnahmen und Ausgaben von rd. -79.700,00€. Mit Betrachtung der Aufwendungen aus internen Leistungserbringungen vom Bauhof und für Personalkosten ergibt sich ein kostenrechnerisches Defizit von rd. -453.500,00 €. Damit bewegt sich die RHODO 2018 sowohl in der Einnahme-/Ausgaberechnung als auch in der Gesamtbetrachtung aller Aufwendungen auf dem Niveau der RHODO 2014.

Ausblick auf die anstehende Neuausrichtung:

Aufgrund der erneut defizitären RHODO-Veranstaltung, dem erneuten Rückgang der Besucherzahlen sowie auch der gesunkenen Anzahl teilnehmender Baumschul- und Gärtnereibetriebe im Vergleich zur RHODO 2014 ist es unabdingbar, die RHODO-Veranstaltung zu überdenken und für die Zukunft konzeptionell neu aufzustellen.

Die RHODO ist für die Stadt Westerstede eine wichtige Marke, welche es zu erhalten gilt. Für die Baumschulwirtschaft ist die RHODO eine wichtige Plattform zur Präsentation ihrer Leistungsfähigkeit. Diesbezüglich wird auch auf die Diskussion und Protokollierung im letzten Ausschuss für Wirtschaft, Tourismus, Märkte und Mobilität vom 25.06.2018 verwiesen.

Zwischenzeitlich haben bereits viele Gespräche mit einzelnen Vertretern der beteiligten Baumschul- und Gärtnereibetriebe stattgefunden, aus denen sich bereits viele Anregungen ergeben haben. Auf der gemeinsamen Abschlussveranstaltung mit den Betrieben am 14.08.2018 im Jaspershof wurde vom Vorsitzenden des Landesverbandes Weser-Ems im Bund deutscher Baumschulen, Herr Renke zur Mühlen, stellvertretend für die Baumschul- und Gärtnereibetriebe nochmals die Wichtigkeit der RHODO für die hiesigen Betriebe und den hiesigen Baumschulstandort betont. Die Betriebe wurden aufgefordert, entsprechend an der RHODO mitzuwirken und diese Marke zu unterstützen. Von Seiten der Baumschul- und Gärtnereibetriebe ist angedacht worden, sich selbst intensiv mit der Pflanzenschau und Gartenausstellung zu befassen und im Rahmen der anstehenden Mitgliederversammlung des Landesverbandes im Bund deutscher Baumschulen zu beraten.

In einer weiteren Evaluation seitens der Stadt Westerstede mit den beteiligten Baumschulen und Gärtnereien sollen die Betriebe für sich selbst die Vor- und Nachteile der RHODO 2018 insgesamt und die positiven und negativen Kritiken festhalten. Die Erkenntnisse sollen dann im Rahmen der weiteren Konzeptentwicklung mit einfließen.