Vorlage - 20/0786  

Die Projektgruppe für das Eventjahr 2023 „Stadtjubiläum mit RHODO“ wird wie in Schritt 1 aufgeführt aufgestellt.

Mit Ratsbeschluss vom 2.7.2019 wurde dem Beschlussvorschlag 19/0607 der Verwaltung zugestimmt, die nächste RHODO ins Jubiläumsjahr 2023 „900 Jahre Westerstede“ zu verlegen und die im Wirtschaftsausschuss am 13.5.2019 dargestellten Konzeptideen weiter zu verfolgen. Dafür ist eine Projektgruppe zu errichten. Die federführende Projektleitung des Gesamt-Events „900 Jahre Westerstede“ obliegt der Verwaltung.

Um die beiden Großevents „Stadtjubiläum“ und „RHODO“ optimal miteinander verknüpfen zu können, ist ein gut aufeinander abgestimmtes Projektmanagement notwendig. Bevor auf die geplante Organisationsstruktur eingegangen wird, werden die erwähnten Konzeptideen noch einmal nachstehend aufgeführt:

Jubiläumsjahr 2023 „900 Jahre Westerstede“:

-       In einem festgelegten Zeitraum, z.B. Mai – Oktober, finden unterschiedliche Veranstaltungen und Aktionen rund um die Stadthistorie und lokalen Besonderheiten statt

• mit Herausstellung von Alleinstellungsmerkmalen: Was macht die Stadt aus? Was sind die historisch gewachsenen Westersteder Eigenschaften?
• mit Dorf-/Stadtfestcharakter
• mit Einbezug lokaler und regionaler Betriebe

-       Neue RHODO:

• als Startschuss/Auftakt für das Festjahr und
• als bleibender grüner Rahmen, der sich während der Jubiläumswochen durch die Stadtmitte und Innenstadt zieht

[Neben einer Begrünung des Alten Marktes und des Kirchengeländes sind auch in der Fußgängerzone verschiedene Gärteninszenierungen angedacht. Dies soll dazu beitragen, die Gesamtheit der Baumschulbetriebe sowie weitere regionale Garten- und Landschaftsbau-betriebe zur Teilnahme bzw. Präsentation zu motivieren.]

• als familienfreundliches STADTERLEBNIS im Grünen – für die Westersteder und Gäste, für alle Generationen!

-       Alle in dem Jubiläums-Zeitraum stattfindenden Veranstaltungsprojekte, d.h. jährlich wiederkehrende Formate wie A la Carte, Stadtfest, Jahrmärkte oder Weihnachtsmärkte sowie alle neuen Aktionen, finden inmitten des grünen Rahmens statt und nehmen Bezug auf das Jubiläumsmotto (z.B. „900 Jahre Westerstede“)

 Alles aus einem Guss und unter dem Dach eines großen Stadtevents!

-       Westersteder und regionale Unternehmen sowie Einzelhandel, Gastronomie, Kultur, Vereine werden verstärkt einbezogen und präsentieren sich inmitten der grünen Kulisse

 Jubiläum und Stadterlebnis werden auf allen Ebenen gelebt!

-       Freier Zugang / Eintritt wird grundsätzlich angestrebt

-       Hauptziel: Bei jedem einzelnen Westersteder soll Leidenschaft für den Heimatort und seine Besonderheiten entfacht werden, denn nur so kann man andere begeistern und ein vitales Stadtleben erzeugen.

 „Nur wer selbst brennt, kann Feuer in anderen entfachen!“ (Augustinus Aurelius)

Organisationsstruktur Projektmanagement:

1. Schritt / 2020:  Bildung einer Projektgruppe für das Eventjahr 2023
„Stadtjubiläum mit RHODO“

Aufgaben:  Festlegung des Gesamtrahmens = Gesamtkonzept
 (z.B. Dauer, Motto, Zielgruppen, Ziele, Kostenrahmen etc.)

 Verknüpfung von Stadtjubiläum und RHODO (= grüner Rahmen)
 Was ist generell gewünscht und was ist möglich?

Entwicklung der Ziele der Veranstaltung
(Identifikation mit WST schaffen, grünes Profil herausarbeiten etc.)

Wie will sich die Stadt im Jubiläumsjahr präsentieren?
(Stärken besonders herausstellen: Gemütlichkeit, Sauberkeit, Wohlfühlstadt)

Ermittlung des Gesamtkostenrahmens (Haushaltsjahre 2021,2022, 2023)

Bildung von Arbeitskreisen für die Detailplanung

Teilnehmer: Vertreter der wichtigsten Interessengruppen

 Parallel zur Projektgruppe wird es zunächst verwaltungsintern in Zusammenarbeit mit der Baumschulwirtschaft eine Arbeitsgruppe „RHODO-Neukonzeption“ geben. Baumschul-Vertreter dieser Arbeitsgruppe sind Mitglieder der Projektgruppe, wie oben in der Tabelle aufgeführt.

Aufgaben: Neustart mit frischen Ideen und Ansätzen im Jubiläumsjahr  Grüner Rahmen: Was ist überhaupt möglich seitens der Baumschulwirtschaft? Rahmenbedingungen festlegen!

 Weiterentwicklung des neuen Formates als eigene Grünveranstaltung

Nachdem der Gesamtrahmen in 2020 festgelegt worden ist, ist das Projektmanagement für die Detailplanung nochmal neu zu strukturieren:

2. Schritt / 2021:  Bildung von Arbeitskreisen (noch nicht fix)

Die Arbeitskreise und Teilnehmer aus den bisher beteiligten wie neu hinzukommenden Interessengruppen können erst im Zuge der Grobplanung 2020 und Festlegung der Handlungsfelder benannt werden.

Eine mögliche Struktur kann an dieser Stelle nur beispielhaft aufgeführt werden:             

1) AK „RHODO“ (Neukonzeption und Planung des grünen Rahmens)
2) AK „Kultur und Kulinarik“ (Einbindung aller bestehenden / neuen Formate)
3) AK „Marketing“ (u.a. touristische Angebote, Werbung und Kommunikation)

Für die jeweiligen Arbeitskreise sind thematisch passende Teilnehmer aus den verschiedensten Interessengruppen sowie jeweils ein AK-Leiter (Mitarbeiter der Verwaltung) zu benennen.

Die AK-Leiter gehören wiederum einer übergeordneten Projektsteuerungsgruppe an.

3. Schritt / 2021: Bildung der Projektsteuerungsgruppe (noch nicht fix)

Teilnehmer: Können erst im Zuge der Grobplanung benannt werden. Fix gesetzt sind die jeweiligen AK-Leiter, die der Verwaltung angehören.

Aufgaben: Bündelung aller Resultate aus den Arbeitskreisen

 Abstimmung der einzelnen Handlungsfelder

Organisation der übergeordneten Themen des Stadtjubiläums: z.B. Sicherheit, Technik, Beleuchtung, Sauberkeit in der Stadt, allg. Logistik

Die Politik wird im gesamten Prozess regelmäßig informiert und in ratsrelevante Entscheidungsprozesse rechtzeitig eingebunden.

Durch den dynamischen Prozess sind Anpassungen, z.B. in der Besetzung der Arbeitsgruppen, jederzeit möglich.